Jos olet intohimoinen työntekijä ja huomaat, että jotkin työsi menettelyistä voisivat parantua, voit harkita ehdotuksen kirjoittamista uusien menettelyjen käyttöönottamiseksi. Tällainen ehdotusviesti (tai sähköposti) voidaan luokitella sisäiseksi ehdotukseksi. Sisäisten ehdotusten kirjoittaminen on hieman erilainen kuin ulkoisten ehdotusten kirjoittaminen. Koska kirjoitat ihmisille, jotka työskentelevät samassa organisaatiossa kuin voit, voit käyttää sisäistä ammattikieltä ja olla vähemmän herkkiä luottamuksellisten tietojen käytöstä.
Luo ehdotuksesi suunnitelma. Määritä yleisö, jolle aiot käsitellä ehdotusta. Jos haluat, että organisaatiosi ottaa käyttöön uuden kirjanpitojärjestelmän, ota yhteyttä kirjanpito-osastoon, ehkä pääkirjanpitäjän toimistoon. Määritä myös ehdotuksenne tavoite - esimerkiksi tietyn kirjanpitojärjestelmän toteuttaminen. Aseta itsesi lukijoiden kenkiin. Näin voit ymmärtää paremmin, miten voit vakuuttaa yleisölle, että ehdotuksesi on hyväksyttävä.
Aloita ehdotuksen kirjoittaminen. Aivan alussa, nimenomaisesti ja selkeästi mainita kirjeenne tarkoitus. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Kirjoitan tämän kirjeen pyytämällä kirjanpito-osastoa harkitsemaan ABC: n kirjanpitojärjestelmän käyttöönottoa."
Kuvaile organisaatiosi nykyisiä menettelyjä. Näytä nykyisten menettelyjen tehottomuudet. Nykyinen kirjanpitojärjestelmä voi esimerkiksi toimia liian aikaa. Lisäksi se voi tehdä kalliita virheitä.
Anna lyhyt kuvaus uusista menettelyistä. Kuvaile, miten ne poikkeavat vanhoista. Kuvaile ensin ehdotustasi vain muutamassa lauseessa. Sen jälkeen anna mahdollisimman paljon yksityiskohtia. Pidä kuitenkin ehdotuksen kirje lyhyt ja tiivis.
Anna argumentit, jotka tukevat ehdotettujen uusien menettelyjen toteuttamista. Luettele selkeästi edut, joita uudet menettelyt voivat tuoda organisaatiolle. Mahdollisia hyötyjä voivat olla korkeampi tuottavuus, tuotettujen tavaroiden tai palvelujen parempi laatu, suuremmat säästöt raaka-aineissa ja työntekijöiden moraalin parantuminen.
Varmuuskopioi ehdotuksesi tarvittaessa asiakirjoilla. Esimerkiksi uudet menettelyt on ehkä testattu muualla organisaatiossasi tai toimialallasi. Merkitse kaikki todistusasiakirjat selvästi ja ilmoita niiden merkitys ehdotuksen kirjeen tekstissä.
Anna yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten ehdotetut menettelytavat voidaan toteuttaa organisaatiossasi. Jos ehdotat uuden kirjanpitojärjestelmän käyttöönottoa, toteutus voitaisiin toteuttaa vaiheittain. Jo jonkin aikaa uutta ja vanhaa järjestelmää voitaisiin käyttää samanaikaisesti. Kun uusi järjestelmä on testattu, vanha järjestelmä voidaan poistaa käytöstä.
Hanki joku muu lukemaan ehdotusviesti ennen kuin lähetät sen. Pyydä kritiikkiä. Keskustele ehdotuksesta ja yksilöi kohdat, joissa sitä voidaan parantaa. Muuta ehdotuksen lauseita, jotta se olisi vakuuttavampi.
Lähetä ehdotuksesi.
vinkkejä
-
Käytä yksinkertaista kieltä. Jos haluat käyttää tiettyjä termejä, anna niiden määritelmät, ellet ole varma, että ehdotuksen lukija tuntee ne. Pidä myös mieluummin selkeitä ja lyhyitä lauseita.
