Toimistolaitteet ovat usein yksi suurimmista kustannuksista. Tätä kustannusta rasittaa se tosiasia, että laite kuluu tai katkeaa. Yksi tapa korvata nämä kohteet on kirjoittaa yksityiskohtainen ehdotus, jossa kuvataan yrityksen tarpeet ja virallisesti pyydetään ostamaan yhtiön talousarviosta. Kirjallinen ehdotus mahdollistaa sen, että useat työntekijät voivat olla ajan tasalla yhtiön tarpeista ja tehdä päätöksiä, jotka perustuvat tärkeisiin tietoihin, kuten laitteiden kustannuksiin ja sen hyötyyn yritykselle.
Arvioi tarvetta. Useimmilla yrityksillä on yksityiskohtaiset budjetit, jotka ovat lopullisia siitä, mitä he voivat ostaa, ja milloin. Selvitä yrityksen todellinen tarve tutkimalla jokainen laite ja kysyykö, voisiko se korjata, olisiko se vielä kuusi kuukautta vuodessa vai korjatakö se kalliimmin kuin korvata. Kaikki kohteet, jotka voidaan korjata tai jotka kestävät jonkin aikaa, on merkittävä pois pyydettyjen uusien laitteiden luettelosta.
Määritä yrityksen voitot. Mitä yritys säästää, jos laite vaihdetaan nyt? Mitä se saa? Jos vaihdat pöytätietokoneen tulostimeen, jossa on vapaasti toimiva tulostin, joka voi tulostaa useita kopioita murto-osassa aikaa, lue tämä voittoon, koska säästetty aika on hyödyllinen. Ole hyvin selkeä ja ytimekäs selittämällä, mitä kukin laite tuo yritykselle.
Tutki uusia laitteita. Tiedä ja lue hinnoittelu, tekniset tiedot, mallityypit, jälleenmyyjät ja valmistajat jokaiselle pyytämälle laitteelle. Tiedä, mitkä myyjät ovat kohteita edullisimmilla hinnoilla ja jotka ovat lähellä sijaintiasi tai joilla on ilmainen toimitus. Tunne myös kaikki haitat tai ongelmat, jotka voivat yleisesti liittyä laitteeseen.
Kirjoita karkea luonnos ehdotuksestasi, mukaan lukien osiot, jotka koskevat johdantoa tai yhteenvetoa, tavoitteita tai tavoitteita, yrityksen tarpeita, yrityksen voittoja tai etuja ja kustannuksia. Saattaa myös olla hyödyllistä luetella hankinnalle mahdollinen aikataulu. Kaikkia laitteita ei tarvitse ostaa välittömästi.
Kirjoita ehdotuksesi ja kiinnitä huomiota muotoiluun. Varmista, että kaikki otsikot on lihavoitu ja rivissä siististi. Oikeinkirjoitus tarkistaa työnne sekä tietokoneen oikeinkirjoitustarkistustyökalulla että lukemalla ehdotuksen itse. Jotta et menetä mitään, aseta ehdotuksesi sivuun useita tunteja tai päiviä ja lue sitten uudelleen.
Varoitus
Pidä pyyntösi kohtuullisina - jos yritykselläsi ei ole tarvetta suurelle teollisuusmallille, älä luetteloita sitä.
Ole totuudellinen nykyisten laitteiden arvioinneissa. Ehdotuksen lukijoiden on voitava luottaa mielipiteeseesi.
