Hankintaorganisaation rakenne vaihtelee yhdestä henkilöstä, joka on vastuussa ostamisesta suurelle keskitetylle osastolle tai hajautetulle organisaatiolle, jossa hankinta-alan ammattilaiset työskentelevät eri paikoissa tai liiketoimintayksiköissä. Oikean rakenteen hankkiminen on välttämätöntä, koska hankintamenettelyn osuus viiteorganisaation menoista on tyypillisesti Referenssi-liiketoiminnan mukaan. Se on myös tärkeä osa yrityksen kilpailustrategiaa.
Yksilöllinen ostovastuu
Aloitus- tai pienyrityksissä yksi henkilö, kuten talousjohtaja, voi ottaa vastuuta hankinnoista. Vaihtoehtoisesti johtoryhmän yksittäiset jäsenet, kuten tuotantopäällikkö, toimistonjohtaja tai markkinointipäällikkö, voivat ostaa tuotteita tai palveluja omien osastojensa vaatimusten täyttämiseksi. Tässä skenaariossa yrityksellä ei olisi johdonmukaista hankintamenettelyä, eikä sillä olisi mitään ostovoimaa neuvottelemaan parempia tarjouksia pirstaloidusta toimittajien ryhmästä.
Osto-osasto
Kasvun myötä yhtiö voi nimetä hankintapäällikön, jolla on ammatillinen pätevyys. Yhtiö voi myös rekrytoida yhden tai useamman ostoavustajan, jos hankintameno kasvaa. Johtaja tai tiimi vastaa kaikkien osastojen tarvikkeiden hankinnasta, keskustelee heidän vaatimuksistaan, tunnistaa toimittajat ja käsittelee tilauksia. Koordinoimalla hankintoja yritys voi sijoittaa suurempia tilauksia ensisijaisten toimittajien kanssa. Se voi pystyä neuvottelemaan alhaisemmista hinnoista ja asettamaan toimittajille yhdenmukaiset laatuvaatimukset.
Keskitetty ostorakenne
Yrityksillä, joilla on useita toimipaikkoja, toimialoja tai liiketoimintayksiköitä, on mahdollisuus käyttää keskitettyjä tai hajautettuja rakenteita. Keskitetyssä mallissa yksi hankintaosasto ottaa vastuun hankinnasta yhtiön puolesta. Laitos, joka voi koostua hankintajohtajasta, johtajista ja avustajista, asettaa standardeja ja menettelyjä koko organisaatiossa kustannusten vähentämiseksi, ostotehokkuuden parantamiseksi ja johdonmukaisen laadun saavuttamiseksi. Palvelun parantamiseksi eri paikkoihin osasto voi nimittää asiantuntijoita, jotka vastaavat tiettyjen toimitusluokkien ostamisesta.
Hajautettu hankintarakenne
Hajautetussa mallissa yhtiö siirtää hankintaviranomaisen sijainteihin ja toimialoihin. Hankintapäälliköt ja avustajat ostavat tarvikkeita paikallisiin tarpeisiin, vaikka he voivat saada tukea pieneltä keskusyksiköltä. Vaikka hajautettu rakenne antaa itsenäisyyden ja vähentää pullonkauloja, se voi johtaa hankinnan tehottomuuteen, epäjohdonmukaisiin standardeihin ja yleisiin hankintakustannuksiin.
Strateginen hankintamalli
Yritykset, jotka tarvitsevat välttämättömiä tarvikkeita, kuten kriittisiä suunnittelukomponentteja tai haluavat yhdenmukaistaa laatua eri toimittajien joukossa, ovat siirtyneet perinteisistä hankintakäytännöistä pitkän aikavälin suhteisiin strategisten toimitusosapuolten kanssa. Hankintaryhmän jäsenet, jotka vastaavat strategisista hankinnoista, keskittyvät kriittisiin tarvikkeisiin ja jättävät raaka-aineiden hankinnan muille tiimin jäsenille. Strateginen hankintaryhmä asettaa pitkäaikaiset toimitussopimukset ja tekee yhteistyötä hankintakumppaneiden kanssa kustannusten alentamiseksi, laadun ja tuotannon yhdenmukaistamiseksi sekä yhteisten tuotekehitysprojektien toteuttamiseksi.
