Tekninen ehdotus on yksi tärkeimmistä tehtävistä liiketoiminnassa tai teknisessä kirjallisuudessa. Hyvin kirjoitettu ehdotus voi turvata organisaatiollesi uuden myyntiasiakkaan, suuren hankkeen tai myöntää rahoitusta tutkimukseen tai muuhun toimintaan. Monille organisaatioille tehokkaat tekniset ehdotukset ovat välttämättömiä niiden jatkuvalle menestykselle.
Tarvittavat kohteet
-
Ehdotuspyyntö (RFP)
-
Tekstinkäsittelyohjelma
Tutki ehdotuspyyntöä tai RFP: tä tarkasti. Monet organisaatiot lähettävät RFP: itä, kun he haluavat ehdotuksia tuotteesta tai palvelusta. RFP: t sisältävät ohjeita siitä, mitä ehdotusten tulisi kattaa sekä milloin ja kenelle ne pitäisi lähettää. Hyvä ehdotus ei saisi poiketa RFP: n ohjeista. Valitettavasti jotkin RFP: t voivat olla epämääräisiä, ja ne tarjoavat vähän ohjeita. Tämä on erityisen ongelmallista, kun yrität kehittää kustannusarvioita ehdotuksessasi. Vaihe 4 tarjoaa ehdotuksia epämääräisten tai epäselvien RFP: ien selviämiseksi.
Suunnittele ehdotuksesi ennen sen kirjoittamista. Usein et ehkä tiedä enää asiakkaasta tai rahoituslähteestä kuin RFP: ssä. Tee kotitehtäviäsi ja opi, mitä voit organisaatiosta ja sen päättäjistä. Sitten viettää aikaa aivoriihi organisaation tarpeista. Ehdotukset, jotka näyttävät vähän tai ei lainkaan ymmärrä asiakkaan tarpeita, johtuvat usein kirjoittamisesta liian pian ilman aikaa miettiä asiakasta.
Luo ehdotus. Muuttujat, kuten hankkeen koko ja laajuus sekä potentiaalinen asiakas, joka saavat ehdotuksen, määrittävät pituuden ja muodon. Joissakin tilanteissa on tarkoituksenmukaista käyttää lyhyempää muistion kaltaista ehdotusta. Muissa tilanteissa, kuten suurille organisaatioille lähetetyissä suurissa projekteissa tai avustushakemuksissa, vaaditaan pidempiä ehdotuksia, jotka on laadittu virallisen teknisen raportin muodossa.
Sisällytä ehdotuksen kappaleeseen aikataulu toimitettavista tavaroista tai tehtävistä ja kustannusarvio. Noudata RFP: n ohjeita. Jos RFP on epämääräinen, voit käsitellä useita tapoja. Yksi ehdotus on tarjota potentiaaliselle asiakkaallesi joukko vaihtoehtoja, joista voit valita. Vaihtoehtona on tehdä omia oletuksiasi ja täsmentää ne ehdotuksessa. Kolmanneksi voit ottaa yhteyttä potentiaaliseen asiakkaaseen ja kysyä paljon kysymyksiä. Monet asiakkaat arvostavat tätä, sillä se osoittaa, että välität projektista.
Järjestä ehdotus siten, että se kiinnittää lukijoiden huomion ja keskittää ne keskeisiin kohtiin. Aloita tiivistelmä, joka tiivistää ehdotuksesi. Laajenna yksityiskohtia, myös kustannuksia, ehdotuksen pääosassa. Lopeta päätelmällä, jossa korostetaan yrityksesi valinnan etuja. Pidä tiivistelmiä, tiivistelmiä ja päätelmiä mahdollisimman lyhyinä ja vapaiksi teknisestä ammattikieltä, jotta ne ovat kaikkien lukijoiden saatavilla teknisestä tiedosta riippumatta. Tarkennetaan teknisiä yksityiskohtia ehdotuksen tekstissä.
Muokkaa ja muotoile ehdotustasi varmistaen, että se on virheellinen ja että asiakirja on helppo lukea. Korosta, miten projekti palvelee asiakkaan tarpeita. Harkitse avainhenkilöiden pätevyyden esittämistä ehdotetun hankkeen osalta. Korosta tärkeimmät kohdat käyttämällä luetteloita (joko luoteja tai numeroita). Käytä otsakkeita ja alanimikkeitä suurten tekstilohkojen hajottamiseksi.
vinkkejä
-
Alusta ehdotuksesi "abstrakti, runko, johtopäätös" tai ABC-lähestymistapa.
Selvitetään, mitä tarve on ehdotettu.
Ole realistinen kustannusarvioissa ja aikataulussa.
Keskity huomioihin - tämä on tilaisuutesi tehdä kestävä vaikutelma.
Varmista, että kustannustiedot ovat helposti löydettävissä, koska lukijat etsivät sitä.
