Pyynnön kirjaimet eivät ainoastaan auta sinua varmistamaan, mitä tarvitset, mutta ne voivat myös auttaa luomaan suhdetta siihen henkilöön tai organisaatioon, jota käsittelet. Tärkeintä on kirjoittaa luottamuksellisesti ja olla tiivis, joten pyyntö on helposti saavutettavissa. Olisiko kirje pyydettävä jäljennös tärkeästä asiakirjasta, palkankorotuksesta tai jonkun osallistumisesta tapahtumaan, loppujen pitäisi jättää lukijalle selkeä käsitys siitä, miten toimia.
Älä anna anteeksi kirjeen lopussa, riippumatta pyyntösi suuruudesta. Tämä on osa luottamuksellista kirjoittamista. Sinun pitäisi odottaa, että pyyntösi hyväksytään.
Sisällytä lyhyt lausunto korvausta kohden, jotta saat selville, että olet valmis antamaan jotain vastineeksi siitä, mitä haluat saada.
Ilmoita yhteystietosi ennen pyynnön sulkemista. Nämä tiedot on lueteltava järjestyksessä, johon haluat ottaa yhteyttä. Joten jos haluat puhua puhelimitse, lue puhelinnumero ensin ja sitten sähköpostiosoite tai sähköpostiosoite. Näiden tietojen perusteella lukijalla on enemmän aikaa keskittyä pyynnön täyttämiseen sen sijaan, että se viettää aikaa etsimällä yhteystietojasi muualla.
Sulje kirje, jossa on kohtelias, lyhyt tervehdys, kuten "Kiitos" tai "Vilpittömästi". Näin ilmaisette kiitollisuutta, koska lukijan on harkittava resurssiensa jakamista.
