Keräystoiminnot muodostavat epämiellyttävän takanaan välttämättömyyden, kun joku velkaa rahaa sinulle tai yrityksellesi ja tuntuu haluttomalta maksamaan. Sen sijaan, että olisit mukana aikaa vievässä ja hedelmättömässä puhelintunnistuksessa sellaisen henkilön kanssa, jolla on kaikki syyt välttää puhelut, kirjoita liikematkustava ja perusteellinen kirje velan konkreettiseksi muistutukseksi. Sähköpostiviestit saattavat kestää vähemmän aikaa ja valmistelua kuin muste paperilla, mutta se, että teet ponnisteluja viestinnän kautta, korostavat vilpittömää ja vakavaa aikomustasi varmistaa maksu.
Tarvittavat kohteet
-
kirjepapereissa
-
Laskun kopio
Luo kirjeenne sen yrityksen tai organisaation viralliselle kirjelomakkeelle, jolle tardy-maksutta velkaa. Jos tällaista kirjelomaketta ei ole, avaa kirje, jossa on organisaation nimi ja osoite. Noudata näitä tietoja maksun maksavan henkilön tai yhteisön täydellä nimellä ja osoitteella. Luettele vastaanottajan tilinumero ja lasku tai tapahtumanumero ennen vastaanottajan tunnistamista.
Käytä virallista tervehdystä. Osoita vastaanottajan nimellä "Hyvä Ms. Jones" tai "Hyvä herra Smith." Aloita "Jos se koskee", jos sinulla ei ole täyttä yhteystietoa yksilölle.
Säilytä ammattimainen, sydämellinen ja upea sävy, vaikka tuntuisitkin hyvin turhautuneesti. Keskittele proosasi ajatukseen, että maksunsaaja on unohtanut laskusi ja tarvitsee vain muistutuksen asianmukaisen rahansiirron suorittamisesta.
Ilmoittakaa velan määrä ja luonne, mukaan lukien yksityiskohtaiset tiedot ostosta tai palvelusta, jolle se maksaa. Sisällytä tapahtumien ja toimitusten päivämäärät sekä kaikki muut tunnistetiedot.
Selvitä, mitä odotat maksulta, mukaan lukien kuinka pian odotat maksua. Selvitä mahdolliset seuraamukset, mukaan lukien korot tai myöhästymismaksut, jotka jo tehdään tai joita sovelletaan.
Anna yhteystietosi, jotta maksuja voi tavoittaa tilanteen selvittämiseksi tai pyytää maksun laajentamista. Ilmoita suora puhelinnumero ja sähköpostiosoite, vaikka ne näkyisivät itse kirjelomakkeessa. Sulje kiitoksesi maksuttajan nopeasta huomiosta ja vahvistamalla uudelleen arvo, jota asetat työ- tai liikesuhteellesi.
vinkkejä
-
Vanha sanonta, jonka mukaan "saat enemmän lentää hunajaa kuin etikkaa", koskee runsaasti maksumuistutuksia. Jollei tämä kirje ole lopullinen kysyntä, jätä tilaa mahdollisuudelle, että lasku meni harhaan tai maksuttaja koki jonkin verran väärinkäytöstä, joka häiritsi hänen huomionsa maksutietoihin.
Liitä kopio asiaa koskevasta laskusta tai selvityksestä. Jos sisällytät itsellesi osoitetun kirjekuoren rahansiirtoa varten, mainitse se kirjeenne.
Varoitus
Jos kirjeessä esitetään erityistoimia, joita aiotte toteuttaa osana keräysponnistusta, mukaan lukien pienten vaateiden oikeudenkäynnit tai muut toimenpiteet, olkaa valmiita seuraamaan ohjeita.
