Yritykset rahoittavat hankkeita, joita ylempi johto uskoo kriittiseksi niiden menestykselle. Hankkeen rahoittaminen ei kuitenkaan yksinään takaa, että kun hanke päättyy, yritys on paremmin kuin aiemmin.
On monia syitä, joita yritys voi hyötyä projektista. Poikkeuksellinen projektipäällikkö voi kantaa joukkueensa oikeaan suuntaan. Tai johtuen erinomaisesta koulutuksesta ja työpaikkakokemuksesta tiimi voi ottaa käyttöön kaikki oikeat käytännöt. Mutta useimmissa tapauksissa projektinhallintatyökalujen käyttö auttaa.
Projektinhallintatyökalut, kuten PERT-kaavio ja työnjako-rakenne, voivat parantaa joukkueen valmiuksia antamalla ohjeita, vaikka projektiryhmällä on kaikki oikeat tiedot ja käytännön vuosia.
Gantt-kaavio
Gantt-kaavio on vaakasuora palkkikaavio, jossa luetellaan projektitoiminnot sekä kunkin toiminnan aloitus- ja päättymispäivä, jotka näkyvät kalenterimuodossa. Gantt-kaavio ei havainnollista yhden toiminnan ja toisen välistä suhdetta, mutta jokainen Gantt-kaaviossa mainittu toiminta ei ole sama kuin työn jakautumisrakenteen toiminta, joka hajottaa projektityön vaiheiksi ja työpaketeiksi.
Gantt-kaaviossa on myös sarakkeet, joilla dokumentoidaan kunkin tehtävän kesto ja prosenttiosuus. Kartassa on myös dokumentoituna työpäivien lukumäärä, jotka ovat olleet käynnissä, odotettavissa olevien päivien lukumäärä toiminnan lopettamiseksi ja jäljellä olevat päivät. Nämä luvut kuvaavat suunniteltua ja todellista työn edistymistä.
Pert-kaavio
Ohjelman arviointi- ja tarkistusmenetelmää tai PERT-kaaviota käytetään sekä suunnittelemaan aikaa että resursseja, joita tarvitaan projektin ja projektin tehtävien suorittamiseen. PERT-kaavion tai verkon kaavion avulla projektin johto voi määrittää ja järjestää peräkkäin jokaisen tehtävän, jonka joukkueen jäsenen on suoritettava hankkeen tavoitteen saavuttamiseksi ja ilmoitettava kullekin tarvittava aika.
PERT-kaavio havainnollistaa tehtävien välisiä suhteita tunnistamalla, mitkä tehtävät suoritetaan rinnakkain toistensa kanssa ja mitkä tulee tapahtua peräkkäin. Lisäksi kartoitetaan hankkeen virstanpylväät - tapahtumat, jotka merkitsevät useiden toimintojen lopputulosta.
Lisäksi PERT-kaaviossa on kolme arviointia jokaisesta projektitoiminnasta: lyhin aika, joka tarvitaan toiminnan suorittamiseen, aika, joka todennäköisesti vaaditaan toiminnan suorittamiseksi, ja pisin aika, jota aktiviteetti voi vaatia.
Kriittisen polun analyysi
Kriittisen polun analyysi on väline, jota käytetään hankkeissa, jotka edellyttävät keskinäisen riippuvaisen toiminnan suorittamista. Kriittinen polku sisältää luettelon työn jakautumisrakenteessa määritellyistä projektitoiminnoista, kunkin toiminnan loppuunsaattamisajasta ja toisistaan riippuvien tehtävien ja loppupisteiden tunnistamisesta, mukaan lukien välitavoitteet ja toimitettavat kohteet.
Kriittisen polun toimintojen joukon loppuunsaattamisajat lasketaan yhteen ja vastaavat suurinta aikaa, jonka projekti saattaa vaatia loppuun. Sekvensoidut toiminnot on suoritettava ajoissa, jotta hanke saataisiin päätökseen ajoissa.
Vastuualueiden matriisi
Vastuullisuusmatriisi tai RACI-työkalu ilmoittaa projektin sidosryhmille tiimin jäsenille, joille on osoitettu tiettyjä projektivastuita ja mihin työhön yksilöt ovat vastuussa.
Työkalun nimeksi seuraa RACI-matriisi, joka vastaa tehtävän suorittamisesta tai joka suorittaa tehtävän ja henkilöt, jotka osallistuvat tehtävän loppuunsaattamiseen. Matriisi määrittelee myös, kuka on vastuussa tehtävistä ja jolla on päätöksentekovalta tehtävään nähden. Ilmoitetaan myös niiden henkilöiden nimet, joille voidaan kuulla tehtävän osalta, ja ihmisiä, joille olisi tiedotettava ryhmän edistymisestä tehtävän suorittamisessa.
Työjakauman rakenne
Työjaon rakenne (WBS) on projektimalli tai -graafi, joka rikkoo projektityön tehtäviin. Hankkeen WBS kuvaa tehtävien sekä tehtävien ja hankkeen lopputuotteen välistä suhdetta.
WBS sisältää osahankkeita ja korostaa projektien vastuita, tarvittavia resursseja ja aikaa koskevia vaatimuksia kunkin tehtävän suorittamiseksi.
