Työntekijöiden muistiinpanojen käyttö vapaaehtoisten pyytämiseen toimiston juhlallisuuden suunnittelussa on hyvä tapa saada mukaan monia työntekijöitä ja saada heidät tuntemaan mukaan toimistoryhmään. Työntekijöiden vapaaehtoisten tehokas käyttö voi tehdä sellaisia tapahtumia, kuten joululahjoja, jotka tulevat pois ilman haittaa. Muistiinpanot varmistavat myös, että viesti tai ilmoitus saapuu kaikille tarkoitetuille vastaanottajille. Joulujuhlia ja muita toimistotapahtumia suunniteltaessa on varmistettava, että jokainen, joka on kutsuttu osallistumaan, on tietoinen päivämäärästä ja ajasta.
Tarvittavat kohteet
-
Luettelo mahdollisista työntekijöiden vapaaehtoisista
-
Yhteystiedot kaikille mahdollisille vapaaehtoisille
-
Tapahtuman päivämäärä, sijainti ja aika
-
Luettelo vapaaehtoisten aika- ja työvaatimuksista
Selvitä, millainen joulujuhlat ovat. Päätä, pidetäänkö tapahtuma toimistossa tai muualla. Aseta budjetti. Määritä kutsuvien ihmisten lukumäärä, mukaan lukien työntekijöiden puolisot tai vieraat. Päätä, tarjoako alkoholia ja tarjoatko ilmaisia juomia tai käteispalkkia. Säilytä yksityiskohtainen luettelo puolueen parametreista, jotka ohjaavat vapaaehtoisiasi sen asettamisessa.
Selvitä, kuinka monta työntekijän vapaaehtoista sinun tulee järjestää ja helpottaa juhlia. Useimmissa tapauksissa tarvitaan vähintään 10 vapaaehtoista kattamaan kaikki toiminnot. Valitse vapaaehtoinen johtaja valvomaan muita vapaaehtoisia työntekijöitä. Keskustele organisaation yksityiskohdista suoraan johtavan vapaaehtoisen kanssa. Varmista, että jokaisella mahdollisella vapaaehtoisella on aikaa ja kyky osallistua ennen roolien antamista.
Luo muistio kaikille mahdollisille vapaaehtoisille, jotka ilmoittavat, että tarvitset apua toimistopuolueella. Anna vapaaehtoistyöntekijänä toimivan työntekijän nimi. Varmista, että kaikki vapaaehtoiset ymmärtävät, että lisäksi voit käyttää ylimääräistä henkilöä työskentelemään puolueen järjestämisen logistiikan kautta. Pyydä kaikkia muistion vastaanottajia ottamaan yhteyttä sinuun viikon kuluessa, jotta voit tietää, voivatko he tehdä vapaaehtoistyötä. Säilytä luettelo kaikista, jotka ovat suostuneet auttamaan.
Lähetä toinen muistio vapaaehtoistyöntekijöille. Määritä puolueen tehtävät ja vastuut tietyille henkilöille tai pienille ryhmille. Aseta esimerkiksi ryhmä, joka vastaa ruokavalikon valinnasta; toinen ryhmä kutsujen lähettämisestä; Kolmas ryhmä, joka vastaa koristeista, puolueista ja lahjoista. Jatka tehtävien jakamista, kunnes kaikki puolueen näkökohdat on katettu. Saatat joutua hankkimaan lisää vapaaehtoisia, jos puolueesi on suuri, muodollinen tai monimutkaisempi kuin rento toimisto-kokoaminen.
Toisessa muistiossa ilmoitetaan viikoittain tai kuukausittain järjestettävien puolueiden vapaaehtoisvaliokuntien kokousten aikataulu järjestää ja valmistella. Suunnittele ensimmäinen kokous vähintään neljä tai kuusi kuukautta ennen tapahtumaa. Tämä auttaa varmistamaan, että mitään yksityiskohtia ei oteta huomioon, ja kaikki vapaaehtoiset ymmärtävät vastuunsa ja aikarahoituksensa. Suunnittele kokoukset yrityksen aikana, paikan päällä, mutta varmista, etteivät he vaikuta kielteisesti vapaaehtoisten päivittäiseen työhön. Pyydä kaikkia vapaaehtoisia ilmoittamaan, osallistuvatko he aloittelukokoukseen.
Käytä muistioita seurata säännöllisesti kaikkien vapaaehtoisten kanssa koko suunnitteluprosessin ajan. Ilmoitetaan jokaisessa muistiossa, mitä keskusteltiin viimeisessä kokouksessa ja mitä keskustellaan seuraavassa kokouksessa. Pyydä vapaaehtoisia kommunikoimaan koko ryhmän kanssa, jos heillä on ideoita, ehdotuksia, kysymyksiä tai huolenaiheita, jotta jokainen voi olla täysin tietoinen suunnitteluprosessin etenemisestä.
Lähetä ennen tapahtumaa muistio kaikille toimistosi tai yrityksesi jäsenille, kiitos työntekijän vapaaehtoisille heidän työstään puolueen valmisteluun. Tämä kiitollisuuden ilmaus on tärkeää vapaaehtoisille.
vinkkejä
-
Käytä perinteisiä liiketoimintakieliä muistioita laadittaessa, jopa hauskojen tapahtumien, kuten joulupuolueiden, yhteydessä. Vältä muistikirjoja, kun käytät slangia, profanityä ja kyseenalaista kieltä.
Varoitus
Älä anna vapaaehtoisille käyttää puolueiden suunnittelukokouksia tekosyynä päivittäisten työtehtävien välttämiseksi.
