Kirkon tietokanta tarjoaa perustiedot jokaisesta seurakunnan jäsenestä tietokoneen hiiren napsautuksella. Menneet ovat paperiosoitekirjojen päivät, joiden sihteeripiirin naarmut ja poikkeamat perheiden kehittyessä ja siirtyessä. Tietokannan avulla kaikki pysyy järjestäytyneenä ja ajankohtaisena, jolloin voit jakaa yhteystietoja kirkon perheessä.
Kerää kaikkien seurakuntasi osallistujien yhteystiedot. Voit tehdä tämän välittämällä lomakkeen, jolla seurakunnat voivat täyttää palvelussa, tai käyttämällä sähköpostin listservia, joko sallimalla sähköpostivastauksen tai yhdistämällä online-lomakkeen sivuston, kuten SurveyMonkey.com.
Varmista jokaisen perheen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti. Saatat myös haluta sisällyttää syntymäpäiviä, vuosipäivää ja asiaankuuluvia tietoja jokaisesta lapsesta, kuten iästä ja erityisistä eduista.
Kommunikoi kirkon tietokannan tarkoitus jokaiselle yksilölle. Pyydä ihmisten lupaa ennen niiden sisällyttämistä julkiseen tiedostoon, ja jos he eivät halua jakaa tietojaan, tee joko "yksityinen" tiedosto tai jätä ne listaamattomiksi.
Käynnistä Excel-laskentataulukko. Ensimmäisen sarakkeen tulee olla perheenjäsenten nimiä varten, ja sen jälkeen tulee toinen osoite kotiosoitteelle. Kolmannessa sarakkeessa on oltava puhelinnumero, neljännessä sarakkeessa olisi oltava sähköpostiosoite, ja viimeiseen sarakkeeseen voi sisältyä muistiinpanoja tai huolenaiheita, joita pastoraalisen henkilöstön tulisi tietää.
Voit myös luoda tämän Microsoft Word-, Open Office- tai muissa ohjelmissa, joiden avulla voit tehdä tulostettavan, mutta sähköisesti hyödyllisen tiedoston, joka voidaan tallentaa tietokoneeseen tai tallentaa levylle.
Tallenna tiedosto, kun kaikki tiedot on syötetty. Tämä tietokanta olisi säilytettävä jossain paikassa, jossa se on helposti saatavilla niille, jotka sitä käyttävät säännöllisesti (kuten kirkon henkilökunta), mutta ei niille, jotka eivät tarvitse tietoja. Harkitse sitä, että se asetetaan jaettuun kiintolevyyn tai salasanaan, joka suojaa sitä pitääkseen pois snooperit.
Harkitse hankkimalla kirkkoja varten suunniteltu tietokantaohjelma, kuten Servant Keeper. Tässä tapauksessa Excel-taulukkolaskusi olisi yksinkertaisesti luonnos. Syötä lopullinen, järjestetty tieto uudelleen tietokannan ohjelman nimettyihin kenttiin. Tallenna työsi.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone, jossa on internetyhteys
-
Yhteystiedot kaikille seurakunnille, jotka haluavat tulla mukaan
-
Sihteeri tai tietojen syöttö vapaaehtoisena
-
Taulukkolaskentaohjelma, kuten Microsoft Excel
-
Tietokantaohjelmisto (valinnainen)
vinkkejä
-
Pidä luottamukselliset tiedot luottamuksellisina. Kunnioita seurakunnan yksityisyyttä. Tarkista tarkkuuden varmistamiseksi nimien ja puhelinnumeroiden oikeinkirjoitus.
Varoitus
Jos sinulla on ongelmia tietokantaohjelmiston kanssa tai uskot sen rikkoutuvan, älä yritä korjata sitä. Voit pyyhkiä arvokkaita tiedostoja. Käytä sen sijaan ohjelmiston mukana toimitettua asiakaspalvelunumeroa.
