Kun yrityksesi laajenee ja menestyy, sen paperin arkistointijärjestelmä voi tulla tylsäksi ja epäkäytännölliseksi. Siksi monet yrityksen omistajat valitsevat tietokannan. Vaikka tietokannat helpottavat organisaatioiden sujuvuutta, ne eivät ole vikoja. Tietokannan suunnittelu voi olla kallista ja aikaa vievää. Tekniset ongelmat voivat aiheuttaa suuria vahinkoja. Lisäksi yrityksen on käytettävä aikaa työntekijöiden kouluttamiseen uuden tietokannan käyttöön.
Aika kuluva muotoilu
Muuntaminen paperitiedostoista sähköiseksi tietokantajärjestelmäksi voi olla monimutkaista, vaikeaa ja aikaa vievää. Tietokantaan siirryttäessä on noudatettava useita vaiheita. Hankkeen johtajan on määritettävä tietokannan tarkoitus ja kerättävä kaikki tarvittavat tiedot. Tietokannan suunnittelijan on luotava tarvittavat taulukot, jotka jakavat tiedot, määrittävät ensisijaiset avaimet, asettavat taulukon suhteet, tarkentavat suunnittelua ja soveltavat normalisointisääntöjä, jotka estävät ylimääräisten tietojen säilyttämisen useissa paikoissa. Tietokannan suunnittelu voi taitotasosta riippuen kestää useita päiviä tai useita viikkoja.
Teknisiä ongelmia
Joskus tietokanta saattaa kohdata virheitä, jotka vahingoittavat lähes kaikkea sen sisällä olevaa tietoa. Toisin kuin paperitiedostot, jos tietokannassa tehdään virhe, sillä voi olla dominoefekti. Pienet virheelliset laskelmat voivat johtaa järjestelmän merkittävään uudistamiseen. Säännölliset varmuuskopiot ovat kriittisiä vaurioiden mahdollisuuden rajoittamiseksi.
kallis
Tietokannan muuntaminen voi olla hyvin kallista. Yrityksen omistajalle aiheutuu useita kustannuksia. Mitä monimutkaisempi tietokanta on, sitä enemmän se maksaa. Yrityksen on hankittava ohjelmistopaketti, joka tarjoaa mahdollisimman joustavan mukautetun tietokannan ja mahdollistaa kasvun. Monissa tapauksissa yrityksen omistajan on palkattava ammattilainen varmistaakseen, että työ tehdään oikein. Hänen on investoitava riittävästi tietokannan rakenteen suunnitteluun parhaan suorituskyvyn varmistamiseksi.
Koulutus vaaditaan
Tietokannan muuntaminen tarkoittaa, että yrityksen omistajan on koulutettava työntekijöitä käyttämään uutta ohjelmistoa. Työntekijöiden on otettava aikaa pois normaaleista työtehtävistään. Yrityksen omistaja voi myös joutua palkkaamaan ohjaajia johtamiskoulutukseen. Jotkut työntekijät saattavat vastustaa uutta teknologiaa. Koulutukset voivat kestää useita tunteja useita päiviä, ja teknologian täysimääräinen käyttöönotto voi kestää paljon kauemmin. Riippuen siitä, kuinka kauan työntekijät oppivat navigoimaan järjestelmään, koulutus ja adoptio voivat hidastaa tuottavuutta.
