Monille ihmisille suurten puhelinnumeroiden muistaminen on mahdotonta. Kun joku kutsuu toimistosi, sinun on oltava oikea numero heti, ja paras tapa tehdä se on pitää toimisto puhelinluettelo. Vaikka suurissa toimistoissa voi olla monimutkaisia puhelinjärjestelmiä, joissa on sähköiset hakemistot, useimmat toimistot eivät tarvitse mitään tätä yksityiskohtaista. Pienellä vaivalla voit luoda yksinkertaisen toimisto-hakemiston, jotta kaikki tarvitsemasi tiedot tulevat käden ulottuville.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone
-
Taulukot-ohjelmisto tai Google-dokumenttien tili
Luo uusi laskentataulukko ja anna sille nimi "Office Directory". Taulukon käyttäminen on helppo tapa perustaa puhelinluettelo toimistolle, joka ei ole riittävän suuri, jotta puhelinluettelojärjestelmää voidaan käyttää.
Lisää laskentataulukkoon kolme sarakkeen otsikkoa: Nimi, Office # ja Puhelin. Jos haluat, lisää laskentataulukkoon sarakkeita ja voit helposti seurata esimerkiksi sähköpostiosoitteita ja faksinumeroita.
Lähetä hakemisto (tai linkki siihen, jos käytät online-laskentataulukkoa) työtovereillesi ja pyydä, että ne täyttävät omat oikeat tiedot ja lähettävät ne takaisin sinulle. Saattaa olla toimistohallintoavustaja, jolla on joitakin tietoja, joita voit pyytää täyttämään tiedot sinulle välittömästi.
Lajittele tulokset yhdeksi laskentataulukoksi, johon on tehty kaikki muutokset. Sinulla on nyt toimistoon toimiva puhelinluettelo.
Tulosta puhelinluettelo tai lähetä se muuhun toimistoon yleiskäyttöön. Katso alla olevat vinkit, joiden avulla voit helposti jakaa puhelimen hakemistoon vähemmän vaivalla.
vinkkejä
-
Koska toimistopuhelinnumerot muuttuvat suhteellisen usein, online-taulukkolaskenta, kuten Google-dokumentit, voi säästää aikaa ja vaivaa. Jaa puhelinluettelon laskentataulukko kaikkien toimistosi kanssa ja anna heidän tehdä muutoksia tarpeen mukaan, ja koska hakemisto on verkossa, sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että lähetät uusia kopioita, kun hakemistoa päivitetään.
