Asiakirjaohjausjärjestelmän tarkoituksena on varmistaa, että organisaation käyttämät asiakirjat ovat tehokkaita ja ajantasaisia. Tämä voidaan saavuttaa käyttämällä yksinkertaista luetteloa asiakirjoista, joita kutsutaan päälistaksi.
Toimintakäsikirja
Asiakirjanhallinnan käsitteleminen politiikan ja menettelytavan käsikirjassa pitäisi olla ensimmäinen askel. Lisäksi organisaationne pitäisi tunnistaa järjestelmänvalvoja, joka valvoo asiakirjojen valvontaa, koska hän on vastuussa asiakirjojen päälistasta.
Pääluettelo asiakirjoista
Luo pääluettelo, joka tunnistaa organisaationne käyttämät asiakirjat toimiakseen tehokkaasti. Esimerkkejä asiakirjoista ovat menettelytavat, laatukäsikirjat, työohjeet ja lomakkeet. Levylomakkeen avulla voit sisällyttää asiakirjan nimen ja version. Jos viitataan valtuutettuun menettelyyn ulkoisesta lähteestä, standardin viittaaminen päälistaan auttaa jäljitettävyyttä.
Muutosprosessi
Tarkistetut asiakirjat on merkittävä päälistalle. Esimerkiksi laadunvarmistuspolitiikka ja -menettelyt, versio B. Voit luoda oman tunnistusjärjestelmän. Jotkut organisaatiot käyttävät tarkistuksen päivämääriä. Kun menettelyä tarkistetaan, sinun on myös tarkistettava kaikki menettelyssä viittaamat lomakkeet tai ohjeet.
