Suuren organisaation, kuten koulun, tulostustarvikkeiden seuranta ja tilaaminen voi olla haastavaa. Jokainen tulostinmalli käyttää erilaista mustekasettia tai väriainetta, ja jokainen mustepatruuna tulostaa toisen määrän sivuja ennen kuin se on vaihdettava. Vaikka voisit seurata vanhanaikaisella tavalla tilattua mustepatruunaa, jossa on paperin ja lyijykynän tuottama luettelo, luotaaksesi laskentataulukon, jolla voit tallentaa kaikki asiaankuuluvat tiedot, säästetään aikaa ja voit säästää mustetta tehokkaammin ajan mittaan.
Luo uusi tyhjä laskentataulukko, jonka avulla voit seurata mustekasettien tilaamista tietokoneen taulukkolaskentaohjelman avulla. On todennäköistä, että tietokoneessasi on Microsoft Excelin asennus Microsoft Office -ohjelmistossa. Jos sinulla ei ole Exceliä, lataa ja asenna ilmainen toimistopaketti, kuten OpenOffice, tai käytä online-työkalua, kuten Google-dokumentteja, joita voit käyttää maksutta, jos rekisteröidyt ilmaiseen Gmail-tiliin.
Määritä, mitä tietoja haluat seurata. Tämä vaihtelee tapauskohtaisesti, ja yksi sähköisen laskentataulukon käytön eduista on se, että seurattavia tietoja on helppo muuttaa tarpeiden muuttuessa. Aluksi yritä seurata huoneen numeroa, johon kukin tulostin on asennettu, tulostimen tyyppi, mustesäiliöiden tyypit tai tulostimen käyttämä väriaine, kuinka paljon olet maksanut musteesta ja päivämäärästä, jolloin tilasit uusimman musteen.
Anna ensin laskentataulukon sarakkeiden otsikot. Huomaa, miten tyhjä laskentataulukko on määritetty. Vaakatasossa on pystysuuntaisen akselin ja kirjaimien riviä alaspäin. Kirjoita ensimmäisessä solussa tai rivin 1 sarakkeessa A huoneen numero. Kirjoita rivin 1 sarakkeeseen B "Printer Model". "Mustepatruunamalli" näkyy rivin 1 sarakkeessa C ja niin edelleen, kunnes olet syöttänyt sarakkeen otsikon jokaiselle seurattavalle tiedolle.
Valitse ensimmäinen tulostin, jonka haluat syöttää laskentataulukkoon, ja aloita kirjoittamalla huoneen numero rivin 2 sarakkeeseen A. Kirjoita tulostimen malli rivin 2 sarakkeeseen B ja anna sitten kaikki asiaankuuluvat tiedot oikeaan sarakkeeseen, mukaan lukien päivämäärä, johon olet viimeksi tilattu muste.
Syötä seuraavan tulostimen tiedot alkaen rivin 3 sarakkeesta A ja syötä sitten kyseisen tulostimen muut tiedot kussakin sopivassa sarakkeessa. Jatka jokaisen seuraavan tulostimen tietojen syöttämistä uuteen riviin, kunnes kaikki tulostimet ja tulostimen tiedot on lueteltu. Kun olet valmis, tallenna laskentataulukko tietokoneen kiintolevylle.
Luo lisää tyhjiä päivämäärä-sarakkeita tallentaaksesi joka kerta, kun tilaat mustetta tietylle tulostimelle. Tallenna tiedosto kiintolevyllesi, kun olet valmis, joten voit käyttää sitä seuraavan kerran tilatessasi tarvikkeita.
vinkkejä
-
Käytä erityistä muotoilua korostamaan tärkeitä tietoja tai organisaatiotukea. Käytä esimerkiksi lihavoitua fonttia sarakkeiden otsikoihin ja värilliseen fonttiin ryhmittelemään tulostimet samaan organisaatioyksikköön. Voit esimerkiksi käyttää vihreää tiedekunnan käyttämille tulostimille, sinistä oppilaskäyttöisille tulostimille ja oranssia tulostimille, jotka on asetettu kirjastoon.
Jonkin ajan kuluttua on kulunut esimerkiksi lukukausi tai lukuvuosi - kunkin tulostimen musteelle tänä aikana käytetty määrä. Näiden tietojen avulla voit huomata, käytetäänkö jotkin tulostimet useammin kuin toiset, onko yksi tulostin kustannustehokkaampi kuin toinen, ja jopa mitkä osastot tai luokkahuoneet käyttävät eniten mustetta - tiedot, jotka voivat olla hyödyllisiä sekä uudelleenjärjestelyssä että budjetoinnissa tarkoituksiin.
