Projektin laajuinen asiakirja on välttämätön hankkeen tulosten selvittämiseksi, onko hanke kehittää ohjelmistoja tai maisemointi pihalla. Projektin laajuusasiakirjan luovat usein projektipäällikkö tai analyytikko, joka tekee tiivistä yhteistyötä asiakkaan ja muiden projektiryhmän jäsenten kanssa. Kun laajuus on valmis, asiakkaan, ryhmän ja johdon on tarkistettava, että se on tarkka, kaikki asianomaiset osapuolet suostuvat siihen ja hankkeen tulokset vastaavat asiakkaiden tarpeita. Asiakkaan ja organisaation jäsenten tulee hyväksyä laajuus kehitysprosessin mukaan.
Valmistaudu projektin laajuuden tarkistukseen
Luo luettelo kaikista asiakkaista ja tiimin jäsenistä, joiden täytyy tarkistaa laajuusasiakirja. Tarkista hankkeen käynnistysasiakirjat tai ota yhteyttä projektipäällikköön keräämään nämä tiedot.
Aseta kokous ja kutsu kaikki tiimin jäsenet. Kokous voi olla henkilökohtainen tai se voi olla virtuaalinen organisaation rakenteen ja teknologian mukaan.
Lähetä täytetty laajuusasiakirja luetteloon. Lähetä se useita päiviä ennen kokousta, jotta osallistujat saavat riittävästi aikaa tarkastella sitä.
Tee kopio dokumentista fyysiseen kokoukseen. Vaikka aiot näyttää sähköisen kopion piirtoheittimestä tai vastaavasta laitteesta, jotkut osanottajat voivat olla mukavampia työskentelemään paperilla.
Suorita kattavuusarviointi asiakkaiden ja tiimin jäsenten kanssa
Tapaa asiakkaat ja joukkue. Lue asiakirja, erityisesti ne alueet, jotka ovat monimutkaisempia tai tulkittavampia. Vaikka olet lähettänyt asiakirjan etukäteen, odota, että useimmat osanottajat eivät ole kirjoittaneet sitä.
Ota kaikki jäljellä olevat kysymykset tai muutokset asiakirja-alaan.
Päivitä laajuus vastaamalla kysymyksiin ja muihin muutoksiin ja lähetä se asiakkaille ja projektiryhmän jäsenille, pyytäen allekirjoittamista ja asiakirjan hyväksymistä.
vinkkejä
-
Joissakin organisaatioissa saattaa olla vaikeaa ajoittaa kokouksia, joihin kaikki voivat osallistua. Selvitä henkilöt, jotka ehdottomasti joutuvat osallistumaan henkilökohtaisesti, ja aikataulu niiden kalenterien ympärille. Seurataan muiden kanssa, jotka eivät voi osallistua sähköpostitse tai puheluilla, jos heillä on huomautuksia laajuusasiakirjasta.
