Henkilöstöraportin laatiminen edellyttää kaikkien HR-alojen tietämystä sekä työympäristön tarpeiden, saavutusten ja liiketoimintastrategian ymmärtämistä. Henkilöstöraporteilla voi olla sama tarkoitus kuin HR-tarkastuksessa. Henkilöstövalvonnassa työllisyysrekisterit, ennusteet, suuntaukset ja johtaminen ovat tärkeimpiä osia henkilöstöosaston sijoitustoiminnan tuoton määrittämisessä.
Keskustele henkilöstöjohtajan tai yhtiön toimitusjohtajan kanssa henkilöstöraportin tarkoituksesta. Määritä, pitäisikö raportissa käsitellä yhtä tiettyä aluetta, joitakin tai kaikkia henkilöstöosaston toimintoja. Kysy, kuka saa raportin, koska se voi määrittää, minkälaista luottamuksellista tietoa tulee julkistaa.
Pyydä työntekijälaskentatietoja henkilöresurssien tietojärjestelmien henkilökunnalta tai IT-johtajalta. Perustuen siihen, mitä HR-raporttisi kattaa, saatat tarvita lajiteltavat tiedot eri muuttujien, kuten toimeksiannon, suorituskyvyn, osaston tai jaon ja palkan mukaan. Jos suunnittelet raporttia yhdenvertaisten mahdollisuuksien työllisyyspolitiikan tutkimiseksi, tarvitaan lisää lajittelua rodun, sukupuolen, iän, veteraanin ja vammaisuuden perusteella.
Tarkista työntekijän tiedot tarkkuudesta ja täydellisyydestä. Tee korjauksia ja pyydä tarvittaessa korjattua versiota työntekijälaskennasta. Tiedot, kuten työntekijän asema, toimikausi, rotu, sukupuoli, osastojen tehtävät, osallistuminen ja suorituskyky, ovat tarkkoja, jotta saadaan kattava raportti.
Kerää kopioita työlomakkeista. Kattava henkilöstöraportti käsittelee toimintaperiaatteita ja prosesseja, joten tarkastelulomakkeita käytetään kaikentyyppisiin työllisyystoimiin. Kokoa sovellukset, rekrytointiarviointilomakkeet, suorituskyvyn arviointiasiakirjat, kurinpidolliset ja valitusraportit, työntekijöiden luottamukselliset tiedot ja kopio työntekijän käsikirjasta.
Luo painopistealueet. Ehdotetut alueet ovat: lainsäädäntö, joka vaikuttaa työntekijöiden etuuksien muutoksiin; työllisyyssuuntaukset, jotka liittyvät monivuotiseen työvoimaan; koulutus ja kehittäminen peräkkäistä suunnittelua varten; myynninedistämis- ja ammatillisen kehityksen mahdollisuudet, jotka osoittautuvat tehokkaiksi työpaikallasi; ja analyysi yrityksen liikevaihdosta verrattuna muihin toimialoihin ja yrityksiin.
Suorita tutkimuksia aloista, joita aiot analysoida. Lue artikkeleita, tilastoja, tietoja ja kauppalehtiä koskevat tiedot kunkin henkilöstöresurssien parhaista käytännöistä jokaisella painopistealueella. Valmistele tiedosto jokaiselle aihealueelle ja sijoita tutkimus ja asiaankuuluvat tiedot työpaikastasi jokaisessa tiedostossa. Tutkimuksen ja tietojen järjestäminen tällä tavalla helpottaa keskittymistä yhteen aiheeseen kerrallaan.
Luo jokaiselle tarkennusalueelle kirjallinen analyysi - yksi alue kerrallaan. Ihannetapauksessa analyysi sisältää selityksen työpaikkatiedoista, tietojen vertailusta aiempien käytäntöjen ja nykyisten työllisyyssuuntien kanssa sekä suosituksen parannuksista kullakin henkilöstö- ja työvoimatoimintojen alueella.
Luo esittely HR-raporttisi. Selitä raportin tarkoitus, jolle raportti jaetaan ja halutut tulokset. Sommittele luonnoksesi mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mutta pidä koko esittely noin kolmeen sivuun. Hyvin rakennettu tiivistelmä valmistellaan yleensä raportin valmistumisen jälkeen, aivan kuten liiketoimintasuunnitelman yhteenveto. Lukijan pitäisi pystyä lukemaan johdanto ja ymmärtämään raportin jokaisen jakson aihe.
