Hallitukset, yritykset ja kaikenlaiset organisaatiot käyttävät talousarviota varainhoidon valvontaan ja analysointiin. Talousarvion liitetiedot, jotka ovat muodollisen talousarvion lisäviitteinä, ovat osa prosessia.
Määritelmä
Budjettikirja, kuten nimikin viittaa, on merkintä siitä, että talousarvion laatimisessa tai hyväksymisprosessissa mukana oleva henkilö lisää asiakirjan lisätietojen antamiseen kollegoille tai muille, jotka lukevat talousarvion. Oregonin valtiovarainministeriön valtion mukaan budjettikirjojen käyttö on ollut olemassa jo vuosikymmeniä. Talousarvion liitetiedot eivät kuulu itse talousarvioon eivätkä vaikuta numeroihin. Sen sijaan he lisäävät tietoja tai antavat suosituksia tulevista talousarvioista.
Tyypit
Talousarvion muistiinpanot voivat olla useita muotoja. Jotkut viittaavat budjetissa oleviin numeroihin, joissa todetaan menosuunnitelmien hyväksynnän tai hylkäämisen tai tulojen odotukset. Muissa budjettikirjoissa mainitaan talousarvion kestämättömät osat ja kiinnitetään huomiota tarpeeseen tehdä muutoksia tai epätavallisten lukujen syy. Toiset taas tiivistävät budjetissa olevat tiedot perustietojen nopeasta saatavuudesta. Esimerkiksi budjettikirjassa voi olla merkki siitä, että organisaation palkanlaskennassa ei ole tapahtunut muutoksia edellisen talousarvion jälkeen, mutta huomaa, että seuraavaan talousarvioon pitäisi sisältyä palkkasummien lisäys, joka edellyttää menojen leikkaamista muualla.
Tekijät
Jokaisella, joka osallistuu talousarvion kirjoittamiseen tai hyväksymiseen, voi olla mahdollisuus lisätä muistiinpanoja. Talousarvion liitetiedot ovat yleisiä, kun budjettikomiteat laativat talousarvioita, joihin sisältyy säännöksiä, joita kaikkien valiokunnan jäsenten on vaikea sopia.Näissä tapauksissa budjettikirjat voivat ilmaista erimielisiä mielipiteitä tai ottaa huomioon huolenaiheita. Lainsäädäntöelimet lisäävät myös talousarvion muistiinpanoja. Esimerkiksi budjettia kirjoittava hallituksen toimeenpanovirasto voi joutua toimittamaan ne lainsäätäjille hyväksyttäväksi, jolloin lainsäätäjille annetaan aikaa lisätä muistiinpanoja ennen äänestystä.
käyttötarkoitukset
Jotkut budjettitiedot antavat tietoja lukijoille. Toisten on tarkoitus vaikuttaa tuleviin talousarvioihin. Tekemällä talousarvion muistiinpanot osan asiakirjasta tekijät varmistavat, että tulevat budjettikirjoittajat voivat palauttaa mieleen talousarvion ympärillä olevat kysymykset. Muistutusten lisäksi budjettikirjat auttavat myös organisaation johtajia seuraamaan omia talousarviomenettelyjään. Esimerkiksi, jos yritys löytää itsensä ylituotannosta tietyllä alueella, johtajat voivat viitata budjettikirjoihin kyseisessä osassa, kun he etsivät keinoja ongelman korjaamiseksi.
