Palkkalaskenta sisältää tietoja työntekijöille maksettavista palkoista. Tiedot ovat usein yhtä tilikautta. Yritysten on luotava palkkahallintoa varten erityinen pääkirja. Toinen nimikirja voi olla palkkalisto. Lehti voi sisältää enemmän tietoa kuin perinteinen kirjanpito. Jokaisella tilillä on tietoja palkoista, palkkioista, etuuksista, palkkasummista ja muista tiedoista. Yritysten on yleensä luotava kulu- ja vastuuraportit.
Luo palkkahallintatilejä. Nämä ovat ylätason pääkirjan tilejä, jotka ohjaavat kutakin tiliä sen alapuolella. Valvontakirjan numero voi olla 200500 velkojen osalta ja 600500 kulujen osalta.
Käytä erilaisia tilinumeroita palkkojen ja palkkojen osalta. Palkkakonttien tulisi sisältää työntekijöille maksettavia tietoja tunneittain. Palkkakirjojen tulisi olla erityisesti kiinteitä työvoimakustannuksia. Tilinumeron pitäisi alkaa 200501 ja 600501 (velat ja kustannukset), jatkamalla tällä tavalla jokaisen tarvittavan tilin osalta.
Luettele jokainen palkkamaksu erikseen pääkirjaan. Palkka- verot sisältävät liittovaltion, valtion, sosiaaliturvan, Medicaren ja työttömyyden. Luo työnantajaosuuden kustannusselvitys ja vastaava maksutili kunkin veron osalta.
Kirjaa palkkaselvityksiä suoriteperusteisesti. Valmistele esimerkiksi palkkalisto jokaisen kahden viikon palkka-ajan lopussa. Lähetä tiedot vastaaviin kustannuksiin ja maksettaviin tileihin.
Rajoita palkkaluokkaan pääsy kirjanpitäjille. Näiden henkilöiden pitäisi olla ainoat, joilla on pääsy pääkirjaan muutosten tekemiseksi.
