Sinun ei tarvitse vihreää toimistoa, joka säästää aikaa, energiaa ja resursseja yrityksesi viestinnässä. Varmista, että kaksi ihmistä saa saman viestin mahdollisimman tehokkaasti käsittelemällä molemmat samassa kirjeessä.
Kun sinulla on kaksi osoitetta
Kuvittele, että sinulla on haastattelu unelmaasi varten. Kun kirjoitat vuokrausjohtajan toimistoon, huomaat, että haastattelussa on kaksi johtajaa, ei yksi. Vain yhden haastattelun jälkeisen kiitoskirjan käsitteleminen molemmille johtajille on paljon helpompaa kuin kaksi erillistä kirjainta. Tässä tapauksessa molemmat palkkaavat johtajia saavat saman viestin - että olet kiinnostunut työstä ja arvostat heidän aikaa. Toisessa tapauksessa saatat haluta lähettää liikekirjan kahdelle henkilölle, jotka ovat eri paikoissa, ja tämä on täysin hyväksyttävää ja jopa edullisempaa, kun haluat lähettää saman viestin molemmille vastaanottajille.
Muoto
Liiketoimintasi kirjeen muoto kahdelle henkilölle on sama kuin yhden henkilön. Ylin rivin tulisi sisältää päivämäärä, ja kaksi riviä alaspäin on nimesi ja palautusosoitteesi. Ohita vielä kaksi riviä ja käytä yhtä riviä kunkin vastaanottajan nimen ja nimen, katuosoitteen ja sviitin numeron kohdalla, jota seuraa kaupunki, valtio ja ZIP. Kun lisäät toisen henkilön, aloita toinen vastaanottajan tiedot kahdesta rivistä ensimmäisestä vastaanottajalta. Tarkista aina jokaisen vastaanottajan oikeinkirjoitus, otsikko ja postiosoite - jos haluat, kysy vastaanottovirkailijalta oikeat tiedot. Monilla yrityksillä on tiettyjä sähköpostiosoitteita, jotka voivat poiketa yrityksen fyysisestä sijainnista.
Oikea järjestys
Kun kirjoitat liikekirjan kahdelle henkilölle, noudata samaa protokollaa yritysten esittelyssä. Osoittajien luettelointi on helppoa, jos kirjoitat toimitusjohtajalle ja osastopäällikölle: toimitusjohtajan nimi ja postiosoite on ensin lueteltava organisaation hierarkian perusteella. Jos et tiedä heidän omia kantojaan, lue nimet nimet aakkosjärjestyksessä käyttäen henkilön sukunimeä.
Tervehdys
Liikekirjan kirjoittaminen edellyttää muodollista sävyä, kuten "Dear Mr. Smith" tai "Dear Ms. Jones". Kun kirjoitat kahdelle miehelle, käytä monikkomuotoa herraa, joka on sanomia, esimerkiksi aloita kirje "Hyvät herrat Smith ja Jackson". Katso myös välimerkkejä. Kaksoispiste tervehdyksen jälkeen on muodollinen ja pilkku on epävirallinen. Jos olet molempien vastaanottajien kanssa ensiluokkainen, käytä tietysti "Dear Sue ja John" pilkulla.
Vilpittömästi tai ystävällisesti?
Sulje, jonka valitset liikekirjeessasi kahdelle henkilölle, voi myös riippua suhteesta, jota sinulla on sekä liiketyyppiin että sen tyyppiin. "Ystävällisin terveisin", "Yours todella" ja jopa "Ystävällisin terveisin", ovat ammattimaisia tapoja sulkea kirjeesi, mutta "Vilpittömästi" on yleisesti hyväksytty standardina ja asianmukaisena sulkemisena. Yhteinen sotilaallinen sulkeminen on "hyvin kunnioittavasti", mutta jos kirjoitat haastattelun jälkeisen kiitoskirjan, "Kiitos harkinnastanne" lisää mukavaa kosketusta.
