Liikekirjeä kirjoitettaessa käyttämällä "Huomio" -riviä voit ohjata kirjeenvaihtoa oikealle vastaanottajalle. "Huomio" -rivin käyttäminen on tarkoituksenmukaista, jos lähetät kirjeen koko osastolle tai jos sinulla on nimi, mutta ei sen henkilön nimi, joka tarvitsee kirjeen vastaanottamisen. Jos sinulla on tietyn henkilön nimi, sinun ei tarvitse käyttää "Huomio" -riviä.
"Huomio" -linjan käyttäminen liikekirjassa
Aloita yrityksesi kirje kirjoittamalla oma osoite. Ohita rivi ja kirjoita päivämäärä. Ohita toinen rivi.
Kirjoita sen yrityksen yleinen osoite, johon lähetät kirjeen. Tätä kutsutaan sisäiseksi osoitteeksi.
Ohita rivi ja kirjoita "Huomio" -rivi. Voit käyttää kaikkia isoja kirjaimia tai isoja kirjaimia ja pieniä kirjaimia. On suositeltavaa kirjoittaa "Huomio" pikemminkin kuin lyhentää sitä "ATTN" tai "Attn." Noudata tätä sen osaston otsikon kanssa, johon haluat ottaa yhteyttä. Jos otat yhteyttä tiettyyn henkilöön, ei ole tarpeen käyttää "Huomio" -riviä. Käytä sen sijaan kyseisen henkilön nimeä sisäisen osoitteen ensimmäisellä rivillä. On olemassa erilaisia mielipiteitä siitä, käytetäänkö kaksoispisteään "huomion" jälkeen, mutta niiden kirjan "Essentials of Business Communication" mukaan tekijät Mary Ellen Guffey ja Richard Almonte sanovat, että kaksoispiste on valinnainen.
Tässä on kaksi esimerkkiä siitä, miten "Huomio" -rivi saattaa näyttää:
HUOMIO HUMAN RESURSSIT MANAGER
tai
Huomio: Henkilöstöpäällikkö
Ohita rivi ja kirjoita tervehdys, jota seuraa kirjaimen runko.
"Huomio" -rivin käyttäminen postitustarrassa tai kirjekuoressa
Kirjoita ensin tai kirjoita "Huomio" -rivi. Vaikka se poikkeaa liikekirjeen sisäisen osoitteen muodosta, se on Yhdysvaltain postipalvelun suosima muoto.
Noudata tätä sen yrityksen täydellistä osoitetta, jolle ohjaat kirjeenvaihtoa. Muista sisällyttää sviitti- tai lattia-numerot, jos tiedät ne, sekä katuosoite, kaupunki, valtio ja postinumero.
Tarkista osoite, ennen kuin lähetät kirjeen.
vinkkejä
-
Jotkut stylistit uskovat, että liikekirjeessä oleva "Huomio" -rivi ei ole koskaan tarpeen. Käytä yleensä sitä vain silloin, kun uskot, että kirjeenvaihdolla voi olla vaikeuksia saada sen vastaanottaja.
