Tiedonhallintaprosessi käsittää yrityksen tai yksikön kannalta merkityksellisten tietojen hankinnan, validoinnin, tallentamisen ja käsittelyn. Näitä tietoja voidaan käyttää liiketoiminnan perustoimintoihin, kuten asiakastietojen luettelointiin, tai se voidaan hankkia yksinomaan sen avulla, että sitä käytetään liiketoiminnan kasvattamiseen. Esimerkiksi markkinatutkimukseen liittyvien tietojen hankkiminen voi olla valtavan hyödyllistä myynnin kasvattamisessa.
vinkkejä
-
Tietojenkäsittelyprosessin vaiheet ovat tietojen hankinta, validointi, tallennus ja käsittely.
Mikä on tiedonhallintaprosessi?
Tietojen hallinta voi olla monimutkaista, usein siksi, että se on niin monipuolinen. Muissa tilanteissa komplikaatioita voi syntyä käytettävissä olevien tietojen laajuuden vuoksi. Jotkut yritykset kääntyvät tiedonhallintaohjelmistoon hankkimaansa tietojen järjestämiseksi ja järjestämiseksi. Monissa tapauksissa nämä tiedot ovat haettavissa ja lajiteltavissa eri mittareiden avulla, jotta se olisi käyttäjäystävällisempi.
Miten tietoja käytetään yritykselle?
Paras tapa lähestyä tiedonhallintavaiheita on ensin määrittää yrityksesi tarkoitus tietojen saamiseksi. Ylivoimaisen liiketoiminnan kysymysten kysely on aina älykäs strategia yrityksellesi. Nollaa nämä kyselyt ensin ja tunnista ja hanki sitten tiedot, jotka auttavat sinua vastaamaan näihin kysymyksiin. Tietojen hankkiminen vain sen vuoksi, että se ei auta sinua kasvattamaan liiketoimintaa. Ei ole mitään pahempaa kuin ajan tai rahan hankkiminen tietojen hankkimiseksi ja sen ymmärtäminen, että se ei ole ratkaissut ongelmia yrityksellesi eikä voi saada sinut mihinkään.
Tietojen tarkistaminen
Kun olet kysynyt oikeat kysymykset ja etsinyt tietoja, on arvioitava sen voimassaolo. Tämä on tärkeää, koska tietoja käytetään todennäköisesti suurten liiketoimintapäätösten perustana. Esimerkiksi varmentaminen, ettei asiakastietokannassa ole päällekkäisiä merkintöjä, on tärkeää, jotta asiakkaille ei lähetetä häpeällisiä ylimääräisiä kiertokirjeitä.
Organisaatiostrategia
Ennen kuin voit alkaa käyttää tietojasi, on tärkeää, että organisaatiostrategia on hyvä. Teollisuudelle ominainen ohjelmisto tai kerätyt tiedot voivat olla loistava resurssi. Jos käsittelet ylimääräisiä tietomääriä pitkään aikaan, kannattaa harkita myös tietohallinnon ammattitaitoisen työntekijän ottamista johtoon.
Yksinkertaistettu pääsy tietoihin
Kaiken kaikkiaan tietojen saatavuutta olisi yksinkertaistettava. Tiedot ovat vain hyödyllisiä, sillä ne ovat helposti saatavilla, jotta asiaankuuluvat kysymykset voidaan vastata yksinkertaisesti. Keskity myös laatuun verrattuna määrään. Vaikka sinulla on valtavia tietomääriä, se on hyödyllistä, mutta se on hyödyllistä vain, jos se tarjoaa yrityksellesi kasvun suunnan.
Mitä tietohallintotyö helpottaa?
Tietojenhallinnan parhaat käytännöt määräävät, että yrityksessäsi on käytössä dokumentoitu järjestelmä, joka on suunniteltu keräämiesi tietojen korjaamiseksi, jolloin se on hyödyllinen ja saatavilla tulevaisuudessa. Yksi tapa saavuttaa tämä tavoite on palkata tietopäällikkö.
Tiedonhallintajärjestelmät luovat tai ylläpitävät järjestelmiä tietojen keräämiseksi ja järjestämiseksi, tyypillisesti ohjelmistojen välityksellä, joita ne voivat suositella organisaation tarpeiden perusteella tai jotka perustuvat tyhjästä. Tietopäälliköiden on oltava erittäin huolellisia ja analyyttisiä, jotta he voivat kerätä ja järjestää tietoja mahdollisimman käyttäjäystävällisesti ja tehokkaasti. Tämän roolin yksilöiden odotetaan myös ymmärtävän tietoja ja raportoimaan niistä tavalla, joka olisi yritykselle hyödyllistä.
