Olemme kaikki työskennelleet kaoottisissa toimistoissa - paperit ja muut materiaalit ovat kasaantuneet pinoihin, henkilökunta on turhautunut ja epävarma vastuustaan, ja johto ei ole tyytyväinen siihen, mitä henkilökunta tekee. Miten voit tehdä toimiston sujuvasti? Selkeät menettelyt, joiden avulla henkilöstö voi seurata, auttavat kaikkea muuta putoamaan paikoilleen - sinulla on puhtaampi toimisto, onnellisempi ja tuottavampi henkilökunta ja paremmat johtajat.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone
-
Paperi
-
Muistikirja
Luo protokolla
Tutki organisaation alueita, jotka ovat epäselviä kirjoittamalla kysely- ja kartoitushenkilöstöä. Kysy henkilökunnalta, mitä he ovat epäselviä, onko heidän roolinsa ja vastuunsa, kuka he raportoivat, tai miten tehdä tiettyjä menettelyjä oikein.
Luo työntekijöiden käsikirja, jonka perusteella työntekijät tarvitsevat selvennyksiä. Sisällytä myös vakiomuotoisia yrityksen käytäntöjä, mukaan lukien tiedot toimistoympäristöstä. Henkilökunnan on tiedettävä, että paperit on toimitettava ajoissa, suoristettava työpöydänsä ennen töiden lähtöä, ja tekemään osansa puhtaan työtilan luomiseksi.
Luo vakiotoimintamenettelyt tai SOP: t. SOP: t ovat kirjallisia ohjeita, jotka määrittelevät, kuka, mitä, missä, miksi ja miten jokainen tehtävä. Luo SOP jokaiselle tehtävälle, jota haluat henkilöstön seurata. Sisällytä prosessiin liittyvä yhteenveto, vaiheittaiset ohjeet siitä, miten se tehdään, ja luettelo resursseista, jos he tarvitsevat lisätietoja. Sisällytä päivämäärä tulevaisuudessa, 6–12 kuukautta, kun tämä SOP tarkistetaan ja päivitetään. Sisällytä myös sen organisaation henkilön nimi ja yhteystiedot, joka on vastuussa tästä menettelystä - tällöin henkilökunta tietää, kuka ottaa yhteyttä saadaksesi lisätietoja. Aseta kaikki SOP-muistikirjat kannettavaan tietokoneeseen ja tee tämä kaikkien työntekijöiden saataville, jotta he etsivät menettelyä, jos he tarvitsevat tarkistaa jotain. Kirjoita uusia SOP-ohjeita uusille menettelyille ja lisää ne kirjaan.
Junan henkilökunta ja organisaatiot
Anna työntekijän käsikirja kaikille nykyisille työntekijöille heti, kun se on valmis, ja uusille työntekijöille, kun heidät on palkattu. Työntekijät voivat parantaa toimiston kulkua, jos he tietävät, mitä heiltä odotetaan.
Harjoittele työntekijöitä kaikkiin niihin liittyviin SOP-ohjeisiin. Pyydä menettelystä vastuussa olevaa henkilökuntaa kouluttamaan toista henkilökuntaa yksitellen tai ryhmässä. Harjoittele henkilökuntaa kaikissa menettelyissä sen jälkeen, kun ne on kehitetty, joten henkilökunta on selvillä siitä, mitä heiltä odotetaan tämän menettelyn aikana.
Pidä koko henkilöstön siivouspäivä, jotta pääset toimistoon. Tätä ei pitäisi tehdä usein. Henkilöstön käsikirjan lukemisen ja uusien SOP-ohjelmien koulutuksen jälkeen henkilöstöllä olisi oltava selkeä käsitys siitä, mitä tehdä.
vinkkejä
-
Ota henkilökunta pois toimistosta perääntymiseen jatkokoulutusta varten.
