Yrityksesi on täytettävä W2-lomake joka vuosi jokaiselle työntekijälle. Näissä lomakkeissa esitetään tietoja, jotka vaikuttavat verolaskelmiin, mukaan lukien palkat, valtion ja liittovaltion tuloverot ja eläkemaksut. Työntekijä on vastuussa lomakkeen jäljennöksestä yhdessä vuotuisen veroilmoituksen kanssa sisäisen tulojen yksikölle. W2: n täyttäminen on suhteellisen suoraviivainen, jos sinulla on vero-ohjelmisto, jolla voit seurata numeroita.
Muotoile säännöt
Kirjanpito-ohjelmisto voi täyttää lomakkeen yksittäiset laatikot automaattisesti tallennetuista luvuista ja laskelmista. IRS vaatii standardin, kirjoitetun tai tulostetun mustan 12-pisteen Courier-fontin ilman korjauksia ja kaikki merkinnät, jotka sopivat kokonaan laatikoihin. Lomake on luettu koneellisesti, ja jos se poistetaan väärän muotoilun tai käsinkirjoituksen tai väärän värin vuoksi, sinun on lähetettävä se uudelleen.
Tarkemmat kuvaukset
Näytä palkkojen kokonaismäärä, lähdöt ja kaikki muut asianmukaiset tiedot oikeassa laatikossa. IRS tarjoaa käsikirjan "Tietoja lomakkeelle W2", joka on saatavana joko paperilla tai verkossa, ja vaaditut tiedot on jaoteltava. Jotkut laatikot ovat puhtaasti informatiivisia, mutta silti pakollisia. Esimerkiksi Koodin DD: n näyttäminen laatikossa 12 kertoo IRS: lle, että työnantaja ilmoittaa osallistuneensa pätevään terveydenhoitosuunnitelmaan, joka ei kuulu työntekijän verotettavaan tuloon. Laatikon toiminnot voivat muuttua, koska verolaki luo uusia raportointivaatimuksia.
Asiakirjan jakaminen
Tiedosto W2: n kopio A sosiaaliturvalaitoksen kanssa, joka tarvitsee työntekijän SSA-palkka- ja maksutulotietojen tiedot. Lähetä kopio 1 valtiolle tai paikalliselle vero-osastolle, jos laki sitä edellyttää. Kopio B, Kopio C ja Kopio 2 siirtyvät työntekijälle, ja Kopio D on työnantajan tietueita. Lomakkeen ja asiakirjan jakelun määräaika vaihtelee vuosittain. Määräaika vuoden 2014 jättämiselle on esimerkiksi 2. maaliskuuta 2015, ja määräaika sen jakamiseksi työntekijöille on 2. helmikuuta 2015. IRS-lomakkeella 8809 voi pyytää ajan pidentämistä. W2: n kirjanpitojärjestelmässä. IRS edellyttää, että säilytät lomakkeen, vaikka se ei olisi toimitettavissa työntekijälle, neljän vuoden ajan.
Säästä aikaa BSO: lla
Sosiaaliturvan Business Services Online -palvelun avulla voit luoda ja / tai ladata W2-laitteiden sähköisen version, joka voidaan myös tulostaa työntekijöille. Jos käytät pientä yritystä, tämä on vaihtoehto, jolla W2: t voidaan vetää yhteen oman kirjanpitojärjestelmän kautta tai tehdä ne manuaalisesti. SSA-sivusto edellyttää rekisteröintiä. Sinulla on oltava web-pohjainen selain, jossa on 128-bittinen salaus ja evästeet, ja Adobe Acrobat Readerin avulla voit luoda asiakirjoja verkossa.
