Kokouspöytäkirjojen täsmällinen kokoaminen auttaa varmistamaan, että osallistujat keskittyvät tehtäviinsä, vähentävät väärinkäsittelyä ja parantavat myöhempien kokousten tehokkuutta. Selkeiden ja kattavien kokouspöytäkirjojen edut merkitsevät sitä, että yrityksen omistajat, johtajat tai muut johtajat, jotka säännöllisesti pitävät kokouksia, laativat ohjeita pöytäkirjan ottamiseksi. Näiden suuntaviivojen tulisi kattaa se, mitä tapahtuu ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen.
Ennen kokousta
Määritä kuka tekee pöytäkirjan
Vaikka näennäisesti menevä tehtävä, kokouspöytäkirjojen tallentaminen vaatii paljon huomiota yksityiskohtiin. Tämän seurauksena pöytäkirjanpitäjällä olisi oltava vähäinen osallistuminen kokoukseen. Tämä mahdollistaa suurimman osan energiastasi keskittymällä kokouksen keskeisiin kohtiin.
vinkkejä
-
Yritykset käyttävät usein toimeenpanevia avustajia tai vastaanottovirkailijoita ottamaan minuutteja, koska nämä työntekijät eivät usein ole aktiivisesti mukana kokouksessa.
Käytä standardoitua lomaketta
Luo oma standardoitu kokous minuutin lomake, jota voit käyttää kokouksen aikana. Standardointi auttaa minuuttitoimittajia tietämään, mistä tiedot on sijoitettava, ja auttaa myös osallistujia lukemaan asiakirjaa myöhemmin. Perustietojen tulee sisältää:
- Luettelo osallistujista.
- Treffi.
- Luettelo keskusteltavista aiheista.
- Toimintasuunnitelma päätettiin jokaisesta aiheesta.
- Ne, jotka vastaavat näiden toimien toteuttamisesta.
Kokouksen aikana
Täytä olennaiset tiedot
Täytä ennen kokousta virallisesti tärkeät tiedot, kuten osanottajat ja päivämäärä. Tämä estää tarpeetonta ajanhukkaa todellisen kokouksen aikana.
Tallenna vain tärkeät tiedot
Kokouspöytäkirjojen ei pitäisi kirjoittaa koko kokousta. Päinvastoin, kokouspöytäkirjat tallentavat tärkeitä tehtäviä ja ohjeita yksinkertaistetussa muodossa. Näin ollen sinun tulee tallentaa tietoja, kuten tehtävien siirtäminen, eräpäivät, näihin tehtäviin osoitetut tiedot ja muut näennäisesti merkitykselliset tiedot. Kokouspöytäkirjoissa ei saa olla yleisiä keskusteluja tai tangentiaalisia tietoja.
Pyydä selvennystä
Pöytäkirjojen on vastattava tarkasti kokouksen tärkeimpiä kohtia. Pyydä selvennystä, jos kokouksessa käsitellyt tiedot ovat epäselviä. Älä koskaan arvaa tai olet vaarassa saada virheellisiä tietoja tai laiminlyöntejä. Pyydettäessä selvennystä seuraa kuitenkin aina kokouksen pöytäkirjoja. Jotkut kokoukset ovat epävirallisia, kun taas toiset hyväksyvät Robertin työjärjestyksen.
Katso edelliset pöytäkirjat
Tämänhetkiset minuutit, joita koot, voivat viitata aiempiin kokouksiin. Tämä edellyttää, että saat kokouspöytäkirjat uuteen kokoukseen, jotta tiedot ovat helposti kaikkien osallistujien saatavilla.
Kokouksen jälkeen
Tarkista pöytäkirja
Tarkista kokouspöytäkirjoista kirjoitusvirheet tai epäselvät lauseet. Korjaa nämä ennen minuuttien viimeistelyä. Kaikki virheet voivat aiheuttaa sekaannusta tärkeiden tehtävien suhteen.
Lähetä osallistujille
Lähetä kokouspöytäkirjat kokouksen osanottajille hyväksyttäväksi. Tämä antaa osallistujille mahdollisuuden esittää kysymyksiä tai korjata virheitä. Ilmoita kaikille osallistujille, jos tapahtui muutoksia.
Viimeistele ja tiedosto
Kun kaikki osanottajat hyväksyvät minuutit, allekirjoita minuuttiasiakirja allekirjoituksen vieressä ilmoitettuun hyväksymispäivään. Sen jälkeen tiedostojen tallentaminen tietokoneeseen tai kansioon, jossa on muita kokouspäiviä. Pidä kokouksen pöytäkirjat yhdessä, mikä mahdollistaa helpon kuljetuksen tuleviin kokouksiin ja tarjoaa keskeisen sijainnin, jos joku tarvitsee tutustua asiakirjoihin.
