Onko jotain muuta hämmentävää kuin kävelemällä uuteen toimistoon ensimmäisellä työpäivälläsi ja sillä ei ole aavistustakaan siitä, mitä sinun pitäisi tehdä, paljon vähemmän, mistä löytää kylpyhuone? Pienellä suunnittelulla (ja pitkällä muistilla siitä, mistä se oli kuin olla aloittelija itse), voit suunnitella työntekijöiden suuntaa antavan käsikirjan, jonka avulla ensimmäiset ajastimet tuntevat olonsa kotona.
Määritä käsikirjan tarkoitus ja laajuus. Onko kävijä uudelle tulijalle vaiheittaisen prosessin kautta, jossa suoritetaan tiettyjä tehtäviä? Voiko hänet tutustua yrityksen historiaan ja politiikkoihin, asianmukaisen käyttäytymisen sääntöihin sekä tavallisiin lomakkeisiin ja menettelyihin läsnäolon, lomien ja sairauslomien perusteella? Vai onko se molempien yhdistelmä?
Kuvaile luetteloa käsikirjassa käsiteltävistä aiheista ja määritä, haluatko kirjoittaa itse koko käsikirjan tai siirtää osia siitä osaavalle henkilöstölle. Tämä päätös perustuu työn monimutkaisuuteen sekä siihen, kuinka usein käsikirjaa on päivitettävä yrityksen kasvun ja uuden teknologian käyttöönoton kanssa.
Kerää ja kopioi olemassa olevat asiakirjat käsikirjaan. Niihin kuuluvat muun muassa uuden työntekijän aseman työnkuvaukset, vakiomuotoiset lomakkeet, yrityksen tehtävänkuvaus ja / tai viimeisin vuosikertomus, organisaatiokaavio, toimistorakennus, luettelo työntekijöistä sekä heidän nimensä ja toimistopuhelin numerot, seksuaalinen häirintä ja ehkä kopio uusimmasta yrityksen uutiskirjeestä.
Määritä, mitkä aiheet on kirjoitettava tyhjästä. Esimerkiksi työntekijät, jotka eivät ole vain uudet yritykselle, vaan myös uudet kaupunkiin, voivat arvostaa luetteloa läheisistä ravintoloista, kaupoista ja postitoimistoista. Jos on olemassa kirjoittamattomia perinteitä, jotka olisivat kiinnostavia uusille tulokkaille, tämä olisi hyvä paikka mainita niitä. Esimerkiksi ehkä on kerran kuukaudessa kuukausi kuukausi, jotta juhlistettaisiin syntymäpäiviä, tai kenties siellä on paikan päällä jooga-luokka, joka kokoontuu joka perjantai lounasaikana.
Pyydä neuvoja joistakin viimeksi palkatuista työntekijöistä. Kysy heiltä, millaisia materiaaleja olisi ollut hyödyllistä ensimmäisenä päivänä ja miten he etsivät tarvitsemansa tiedot.
Sisällytä tervetullut kirjeen työntekijän esimieheltä tai jopa yhtiön toimitusjohtajalta. Tämän kirjeen tulisi kannustaa vastaanottajaa antamaan ideoita käsikirjaan, jos hän näkee, miten sisältöä voidaan parantaa ja / tai laajentaa.
Selvitä säännöt siitä, mikä on asianmukaista toimistokäyttäytymistä. Saatat haluta sisällyttää kieltoja esimerkiksi toimistopuhelimien käyttämiseen henkilökohtaisiin puheluihin, Internetin selaamiseen, ulkoisten sähköpostiviestien lähettämiseen tai yrityksen ajoneuvon ajamiseen käskyjen suorittamiseen. Jos työntekijän työpöytä tai toimisto näkee selkeästi yrityksen asiakkaita ja kävijöitä, sinun on myös esitettävä säännöt, jotka koskevat taidetta, kasveja, työpöydän kohteita, valokuvia, radioita jne.
Määritä, mitä yrityksen pukukoodi on.
Järjestä kaikki materiaalit 3-renkaisiin sideaineisiin, jotka voidaan antaa työntekijälle ensimmäisenä työpäivänä.
Rekrytoi ylimääräisiä silmäpareja, jotta sisältöä selvitetään perusteellisesti.
Sisällytä työntekijän allekirjoitusseloste, jonka mukaan hän on saanut orientaatiokäsikirjan ja että hän vastaa kaikkien materiaalien tarkistamisesta.
vinkkejä
-
Koska työntekijöille suunnattua käsikirjaa voidaan pitää meneillään olevana työnä, kannattaa harkita sellaisen online-version tuottamista, jota kaikki työntekijät voivat käyttää ja tarvittaessa päivittää yrityksen toimintaperiaatteita. Mikäli käytännössä jokainen organisaatiosi työntekijä laatii yksittäisiä työpöytäkirjoja, joissa käsitellään kaikkia heidän vastuualueitaan. Tämä ei ole vain suositeltavaa saada aikaan aikaa säästävä koulutusväline, jos / kun he antavat ilmoituksen, mutta myös antavat väliaikaiselle henkilöstölle mahdollisuuden täyttää helposti, jos työntekijä lähtee laajennetusta lomasta tai on sairaslomalla.
Varoitus
Älä koskaan jätä ratkaisevia vaiheita selittämällä, miten tehtävä suoritetaan. Jopa jokin niin yksinkertainen kuin kertoa heille, mihin "päällä" -painike sijaitsee koneen osassa tai jossa laatikko tiettyjä asiakirjoja pidetään, arvostetaan erittäin paljon tulokkaan.
