Ilmoittaessasi työntekijälle, toimittajalle tai vakuutuksenottajalle, että heidän sopimusta ei uusita, sinun on lähetettävä uusiutumiskirje. Tämän kirjeen kirjoittaminen hienotunteisesti ja ammattitaidolla voi helpottaa sovintoratkaisua, puhumattakaan säästämisestä ja sydämen surusta. Tämä on hieman hankala liikkumavara; ei-uusimiskirje on tasapainotettava tiukasti ilmoitetun sijainnin ja vastaanottajan tunteiden suhteen.
Selvä selvästi, mihin tarkoitukseen
Ilmoita selkeästi tarkoituksesi. Epäselvyys voi myöhemmin avata hämmennyksen. Kun olet ilmoittanut kyseisen yrityksen tai organisaation nimen, selitä, että lukijaa ei uusita. Herkemmissä asioissa, kuten työasennossa, kirjeen tulisi seurata puhelua tai henkilökohtaista kokousta, jossa selitetään lyhyesti syyt uusimattomuuteen.
Esimerkki:
Saat tämän kirjeen, koska toimitat meille kuukausittaisen kahvipalvelun toimistollemme, koska meidän on peruttava seuraavana kuukautena.
Anna Backstory
Anna rehellinen syy uusimattomuuteen. Vastaanottaja ansaitsee pätevän selityksen päätökselle. Monissa tapauksissa syy voi olla niin yksinkertainen kuin muutos politiikassa, budjettileikkaukset tai aseman säännöllinen päättäminen. Jos päätös perustui huonoon suorituskykyyn, sano niin esimerkkinä. Vältä sattumaa tai liian syyttäviä lausuntoja; sen sijaan pysy rauhallisena ja ammattimaisena. Varmista, että sinulla on tiettyjä tapahtumaraportteja varmuuskopioidaksesi väärinkäytöksistä tai huonosta suorituskyvystä johtuvat lausumat, jos päätös tulee kyseenalaiseksi.
Esimerkki:
Teitä ei uusita, koska teillä on suorituskykyä, erityisesti täsmällisyyden ja sitoutumisen vuoksi.
Keskustele käytettävissä olevista vaihtoehdoista
Selitä vastaanottajan käytettävissä olevat vaihtoehdot. Jos haluat muuttaa politiikkaa, anna vaihtoehtoja ja tietty päättymispäivä. Työpaikalla tai toimittajan sopimuksessa, joka ei ole uudistettu, on tärkeää antaa paitsi aikaraja, mutta myös jäljellä olevaan lomapäivään ja vastuuseen liittyvät ohjeet. Tämä on myös mahdollisuus, jos valitset, ilmoittaa saajalle muutoksenhakua koskevan menettelyn. Anna lisätietojen saamiseksi yhteyshenkilön tiedot kyseisestä prosessista vastaavalle henkilölle tai linkki asianmukaiselle verkkosivustolle.
Esimerkki:
Huomaa, että palvelumme päättyy 1. helmikuuta. Vaikka emme tällä hetkellä tarvitse palveluitamme, voimme tulevaisuudessa budjettiympäristömme laajentuessa, joten muista tarkistaa uudelleen meille myöhemmin vuoden aikana, kun arvioimme uudelleen tarvitsee.
Politeness laskee
Ole kohtelias. Monissa tapauksissa ei-uudistaminen on yllätys vastaanottajalle, ja se voi olla vaikea kirjoitus lukea, koska se edustaa usein suurta elämää tai tuloja. Kiitos työntekijälle, vakuutuksenottajalle tai tavarantoimittajalle heidän ajastaan ja panoksestaan liiketoimintaan ja toivotetaan heille onnea tulevissa ponnisteluissaan. Älä kuitenkaan viittaa mihinkään epäilyihin tai epäilyihin päätöksestä, koska tämä voi ehdottaa vastaanottajalle, että hänen pitäisi riitauttaa päätös tai jopa viedä se tuomioistuimen käsiteltäväksi.
Esimerkki:
Kiitos arvokkaasta panoksestasi, jota olet tehnyt yrityksellemme. Toivotamme teille onnea tulevaisuuden pyrkimyksissä.
Oikea muoto
Kirjoita kirjain nimesi ja sijaintisi mukaan. Anna nimesi ja yhteystietosi, jotta vastaanottaja ymmärtää viranomaisesi päätöksessä ja pääset sinuun kysymyksiin. Jos ilmoitat vain politiikan muutoksesta, lisää, että uusiminen on kyseisen politiikan mukainen ja liitä se viitteeksi.
Ole varma, että luet pienen tulostuksen
Jos sinulla on kirjallinen sopimus henkilön tai palvelun kanssa, jonka valitset olla uusimatta, lue hieno tulos. Saattaa olla yksityiskohtia siitä, miten ja milloin voit irtisanoa sopimuksen, jota sinun on noudatettava, jotta et mene sopimusehtojen rikkomiseen. Jos se on automaattisesti uusittava sopimus, kuten kuukausipalvelun sopimus, kirjoita pyyntösi lopettaa ja lähettää se asianomaiselle osastolle. Muista sisällyttää päivämäärä, jona haluat lopettaa palvelun. Sinun tehtäväsi on, jos haluat sisällyttää syyn. Jos et peruuta ennen uudistusaikaa, saatat joutua lopettamaan lopetusmaksun, joten huomioi mahdolliset määräajat, jotka perutaan, kun aloitat automaattisesti uusivan sopimuksen.
