Yksi liiketoiminnan turhauttavimmista näkökohdista on huono tarkastus. Palautettujen tarkastusten käsittely voi olla monimutkainen asia. Yleisimpiä asioita, joita yritysten omistajat ja johtajat kohtaavat, on se, miten aihe voidaan tuoda asiakkaan puoleen, varsinkin jos hän on säännöllinen. Ehkä yleisin ja kohtelias tapa kerätä varoja on hyvin muotoiltu kirje velasta.
Kirjoita kirje yrityksesi paperitavaroihin. Älä sekoita ongelmaa pyytämällä maksua henkilökohtaisista paperitavaroistasi.
Käytä asiakkaalle sopivaa tervehdystä, kaksi paikkaa palautusosoitteen alla. Käytä termiä "Rakas" ja sukunimeä, kuten "Hyvä herra Jones" tai "Hyvä rouva Smith." Voit käyttää yleistä "Hei" tai "Tervehdystä", mutta henkilökohtainen osoite on parempi. Vältä etunimeä tai epävirallista tervehdystä, kuten ”Hei”.
Aloita kirje lähettämällä velka ei-uhkaavalla tavalla. Esimerkkinä tästä voisi olla: "Kirjoitamme kertoa teille, että pankki palautti meille maksamattoman henkilökohtaisen tarkistuksen meille." Jatka tavalla, joka antaa vastaanottajalle mahdollisuuden epäillä: "Olemme varmoja tämä merkitsee vain valvontaa omalta osaltasi ja että korjaat virheen nopeasti."
Anna kaikki huonoihin tarkistuksiin liittyvät tiedot, kuten pankin nimi, tarkistusnumero ja -päivä sekä summa. Viittaa myös asiakkaan tilinumeroon yrityksesi kanssa ja dokumentoi saldo kyseisellä tilillä.
Jos sinulla on sellainen, lue ”paluu-tarkastusmaksu” -politiikka. Esimerkiksi, jos sinulla on kirjallinen käytäntö, jossa määritetään 20 dollarin maksu kaikista palautetuista tarkastuksista, voit lainata sen ja pyytää sitä yhdessä sekin määrän kanssa. Anna aina asiakkaalle täysi saldo, kuten esimerkiksi: ”Palauta 150,00 dollaria palautetulle sekille ja 20 dollaria palautettu sekkomaksu yhteensä 170,00 dollaria.”
Kehota asiakasta siitä, miten hän voi siirtää varoja sinulle. Voit esimerkiksi pyytää, että hän tuo käteensä liiketoimintapaikallesi tai postitse maksumääräyksen tai varmennetun tarkistuksen yrityksesi osoitteeseen. Ilmoita myös, voitko hyväksyä luotto- tai maksukortteja puhelimitse tai henkilökohtaisesti.
Ilmoita maksuehdot: "Lähetä maksut 15 päivän kuluessa." Sulje vastaanottajan kutsumus, jossa voit soittaa sinulle kysymyksiä.
Kirjaudu ulos ja kopioi asianajajasi. Liitä "esquire" asianajajan sukuun, jotta vastaanottaja tietää, että lakimies on tarkkailemassa tilannetta. Et halua uhata oikeustoimia ensimmäisessä kirjeessä. Velan ratkaiseminen on sovintoratkaisu. Asianajajan kopioiminen varoittaa varovaisesti vastaanottajalle, että voit ottaa vastaanottajan tuomioistuimeen, jos ongelma ei ratkea.
vinkkejä
-
Jos et kuule velallistasi 10 työpäivän kuluessa, seuraa toinen kirje, jossa korostatte tarvetta kuulla häneltä viikon kuluessa. Jos et saa vastausta tai velallinen kieltäytyy maksamasta asiaa, käänny asianajajan puoleen.
