Projektiraportti välittää käynnissä olevan projektin tilan voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa. Raportissa on yleensä yksityiskohtaisia tietoja talousarviosta, saavutetuista virstanpylväistä ja kaikista hankkeen alkamisen jälkeen ilmenneistä ongelmista. Kun kirjoitat projektiraporttia, noudata perusmuotoa, mutta voit vapaasti lisätä tai poistaa osia, jotka sopivat tiettyyn organisaatioon ja tavoitteisiin.
Luo raportin etuosa. Tee siisti kansilehti, joka sisältää projektin nimen, raportin päivämäärän ja projektinjohtajan ja tiimin jäsenten nimet. Jos raporttisi on yli viisi sivua pitkä, harkitse sisällysluettelon lisäämistä tietojen paikantamiseksi.
Voit aloittaa projektiraportin kirjoittamalla yleiskuvan, joka kertoo lukijalle hankkeen perusaseman ja miten se vaikuttaa voittoon. Pidä tämä osa yhtä sivua tai vähemmän ja kirjoita tavoitteena antaa laajamittainen selitys edistymisestä, jonka tiimi on tehnyt projektissa. Kun olet lukenut yleiskatsauksen, arvioijalla pitäisi olla peruskäsitys hankkeen laajuudesta, nykyisestä tilasta, jäljellä olevista tehtävistä ja kaikista ongelmista, joita odotat kohtaavan.
Kirjoita päivitys tähän mennessä saavutetuista virstanpylväistä. Selitä tässä osassa jokainen loppuun saatettu tavoite ja kerro lukijoille, oliko se ajoissa. Sisällytä virstanpylvään mahdolliset myönteiset vaikutukset tai odottamattomat hyödyt. Jos esimerkiksi olet suorittanut tavoitteen viikossa ennen aikataulua, selitä, miten tämä nopeuttaa lopputuotetta tai säästää rahaa voittoa tavoittelemattomille.
Ilmoita lukijoille hankkeen talousarvion tila. Voittoa tavoittelematta budjetti on usein suurin huolenaihe. Luo budjettiosassa budjettianalyysi, joka kertoo, mitä olet käyttänyt ja mitä on jäljellä. Jos esiintyy eroja, anna selvitys ja vaiheet, joiden avulla voit tehdä eron.
Anna selvitys viivästyksistä tai ongelmista. Jos voitto on joutunut odottamattomiin ongelmiin hankkeen aikana, muista sisällyttää ongelma-osio. Jos haluat vakuuttaa hallituksen jäseniä ja asiakkaita, ota huomioon erityiset vaiheet, joita käytät ongelman korjaamiseksi tai estämiseksi.
Selitä seuraavat vaiheet. Lyhyissä ohjeissa kerro lukijoille, mitä seuraavassa projektissa tapahtuu. Jos tarvitset lisää henkilöstöä tai tietoja, lue jokainen kohde. Nämä tiedot ovat ratkaisevan tärkeitä voittoa tavoittelemattomille, joilla on rajalliset resurssit. Sulje positiivinen huomautus, jos mahdollista, ilmaisemalla luottamus siihen, että hanke saatetaan päätökseen ajoissa ja talousarviossa.
