Voittoa tavoittelematon vuosikertomus on tehokkain, kun se on kirjoitettu ja suunniteltu siten, että asiakirjan merkitys ja käyttö on mielessä. Asiakirja toimii raporttikorttina, lahjoituksina lahjoittajille ja muille kannattajille, mahdollisuus jakaa tietoja voittoa tavoittelemattoman yhteisön kanssa ja markkinointiväline uusien tukijoiden houkuttelemiseksi. Vuosikertomuksen lukijat etsivät ohjelmien, asiakkaiden ja tulojen määrää, laatua ja tuloksia. Hyvin suunnitellut vuosikertomukset sisältävät kertomuksen tasapainon, valokuvat, luettelot ja taloudellisten tietojen graafiset esitykset. Hyvin kirjoitettu vuosikertomus kertoo yksittäiset tarinat ympyräkaavioiden ja luovuttajaluetteloiden takana.
Määritä vuosikertomuksen sisältö. Riippumatta siitä, onko julkaisu paksu, kiiltävä lehti tai neljän sivun uutiskirje, lukijat etsivät vuosikertomuksessasi erityisiä tietoja: sivun yksi kirje voittoa tavoittelemattoman hallituksen puheenjohtajasta tai toimitusjohtajasta, raportit organisatorisista saavutuksista, raportit erityisohjelmat tai pääosastot, taloudelliset raportit, luettelo hallituksen jäsenistä ja avainhenkilöistä sekä lahjoittajaluettelo järjestäytyneen määrän ja aakkosjärjestyksen mukaan.
Käytä selkeää, yksinkertaista ja rehellistä kirjoittamista epävirallisella, mutta ammattimaisella äänellä. Ilmoita tosiasiat selkeästi ja käytä rentoa ja henkilökohtaista sävyä kirjoittaaksesi saavutuksista ja henkilökohtaisista tarinoista, jotka kuvaavat vaikutuksia asiakkaisiin ja yhteisöön.
Valitse kirjoituksessa sanat, jotka välittävät positiivisuutta, ylpeyttä ja sitoutumista tehtäväänne. Vältä tarpeettoman dramaattista kirjoittamista, mutta jaa tietoja, jotka lukevat lukijan ja vetoavat luovuttajiin, jotka tuntevat kumppanuutensa työssäsi. Kerro esimerkiksi yhden asiakkaan tarinasta kuvaamaan ohjelman saavutuksia ja kytkeä toiminnot organisaation tehtäviin.
Lisää pari sivupalkkia korostamaan tärkeitä tietoja ohjelmaraporteista, kuten asiakkaiden erittely iän ja etnisen alkuperän mukaan tai työnhakujärjestelmän osallistujat ja niiden tila vuoden lopussa. Tämä yhteenveto auttaa lukijoita ymmärtämään artikkeleiden alarivin ja lisää myös inhimillisen näkökulman.
Valmistele taloudellisia tietojasi visuaalit käyttämällä tilinpäätöksessä olevia tietoja trendien, kokonaissummien ja yhteenvetojen näyttämiseksi. Luo esimerkiksi ympyräkaavio, joka näyttää kunkin osaston käyttämän budjetin prosenttiosuuden tai palkkikaavion, joka näyttää muutokset lahjoituksissa neljän viime vuoden aikana. Tekstiluettelon avulla voit listata eri rahoittajien tyypeistä, kuten säätiöstä ja henkilökohtaisista, saadut varat. Taloudelliset visuaalit antavat lukijoille ikimuistoisia kuvia.
Valitse kuvat, joita käytät kertomaan tarinoita. Saatat käyttää kuvia talosta, jonka organisaatiosi auttoi rakentamaan, opiskelijat koulun jälkeisessä ohjelmassasi, pelastushuoneen eläimet, puualat, jotka on istutettu aluekouluihin tai henkilökunta, joka järjestää kävely-thon.
vinkkejä
-
Valitse muotoilu vuosikertomuksen pituuden ja sisällön perusteella. Pitkä raportti saattaa hyötyä osioista, kuten ohjelmista, saavutuksista, rahoituksesta ja avunantajista. Voit halutessasi hajottaa tekstin leikkaamalla kuvat ja grafiikat läpi juoksevan kertomuksen, joka on erotettu vain otsikoiden mukaan.
Tyypillinen vuosikertomuksen lukija on eniten kiinnostunut toimitusjohtajan tai hallituksen puheenjohtajan kirjeestä, lukijan nimestä avunantajaluettelosta, valokuvakirjoituksista ja taloudellisista kokonaismääristä Blue Avocadon verkkosivuilla esitetyn Board Cafén mukaan.
