On olemassa useita tapauksia, joissa sinua pyydetään kirjoittamaan kirjeen jonkun muun puolesta. Esimerkiksi asianajajat tekevät sen säännöllisesti. Muita tilanteita ovat myös sellaisten henkilöiden kirjoittaminen, joilla ei ole taitoja tehdä sitä itse tai jotka ovat toisen kielen oppijoita eivätkä voi kirjoittaa englanniksi. Pomosi poissaolo toimistosta voi olla toinen syy siihen, että hän pyytää sinua kirjoittamaan kirjeen hänen puolestaan. Riippumatta siitä, miksi kirjoitat jotakin muuta kirjainta, muoto on yhdenmukainen.
Määritä sisältö
Puhu henkilön kanssa, jolle aiot kirjoittaa kirjeen. Luo luettelo pisteistä, joihin henkilö voi lähettää kirjeen, ja kaikki muut tiedot, jotka on otettava mukaan. Keskustele kirjeen aiheesta, kunnes tuntuu, että sinulla on tarpeeksi taustatietoa, jotta voit kirjoittaa sen oikein.
Käytä kirjelomaketta ja liikekirjan muotoa
Kirjoita mahdollisuuksien mukaan kirjelomakkeeseen, koska se luottaa kirjeenvaihtoon. Jos sinulla ei ole kirjelomaketta, kirjoita sen henkilön osoite, jolle kirjoitat kirjainta sivun yläosassa, jätä välilyönti ja kirjoita päivämäärä. Aloita tervehdyksellä, ”Hyvä”, jota seuraa henkilön nimi, otsikko ja pilkku. Jos esimerkiksi kirjoitat yritykselle, se lukisi "Dear Ms. Briggs" tai "johtavalle tuomarille", jos se on tuomioistuimessa.
Hyväksy yrityskirjojen lohkomuoto. Kaikki lauseet alkavat sivun vasemmalta puolelta; kohdat erotetaan rivinvälillä. Sulkemisen välinen etäisyys on kolme tai neljä riviä allekirjoituksen sallimiseksi. Kirjoita liikekirjeet sen sijaan, että kirjoittaisit ne käsille.
Ilmoita tekijänoikeus
Ilmoittakaa, että kirjoitat toisen henkilön puolesta, jos se on asianmukaista, esimerkiksi kirjeessä tuomioistuimelle. Jos kyseessä on toisen henkilön nimen alla oleva kirjain, sinun ei tarvitse ilmoittaa, että hän ei kirjoittanut sitä itse. Fyysisten vammojen tai kieliongelmien tapauksessa ilmoita syy: ”Kirjoitan Jeremy Smithersin puolesta, kun hän rikkoi molemmat ranteen hiihtonsa.”
Käytä tehokasta, helposti ymmärrettävää kieltä
Mennä asiaan. Kirjaimien on oltava lyhyitä ja ytimekkäitä, myös jonkun muun puolesta. Ilmoita syytä, miksi kirjoitat, ja aloita sitten uusi kohta tukevia ideoita varten. Muista vaihtaa kappaleita ja jättää tilaa, kun vaihdat ideoita. Kirjoita helposti ymmärrettävällä kielellä. Älä käytä suurta sanaa, kun pieni tekee ja pitää lauseesi lyhyinä. Tavoitteena on selkeys sen sijaan, että yrität tehdä vaikutuksen lukijaasi laajaan sanastoon.
Käytä virallista ääntä
Pidä ääni liikemiehenä. Vältä kukkaisia lauseita ja pysy keskittyneenä aiheeseen, josta kirjoitat. Älä anna mielipiteesi aiheesta, ellei siihen ole erittäin hyvä syy.
Sulje Vahva
Yhteenveto kirjeen sisällöstä lopullisessa kappaleessa. Määritä myös toimenpide, jonka kirjoitat kirjeen haluamillesi tahoille. Jos se voisi olla viallisen laitteen vaihtaminen tai kokouspyyntö. Käytä sulkemista ”Ystävällisin terveisin” tai ”Ystävällisin terveisin” pysyäkseen yhdenmukaisena kirjeen liikeääniin. Lausekkeet, kuten "Keskustele pian" tai "Ystäväsi", eivät ole sopivia. Kirjoita ja kirjoita nimesi, jota seuraa sanat "kirjoittamasi henkilön nimen puolesta."
Arvostelu
Jätä kirje päiväksi tai muokkaa sitä. Katso kielioppi ja kirjoitusvirheet, katso yleisesti hämmentyneitä sanoja, kuten "ohitettu ja mennyt" tai "vaikutus ja vaikutus". Tarkista se alkuperäisestä luettelostasi varmistaaksesi, ettet unohda mitään. Laita itsesi kirjaimen vastaanottajan paikalle. Lue se ääneen itsellesi ja arvioi se sävystä ja sisällöstä. Muokkaa vastaavasti. Tarkista kirjain henkilöstä, jonka puolesta kirjoitit. Varmista, että et unohtanut mitään haluttua henkilöä.
