Liiketoiminnan kirjeenvaihto on tyypillisesti tiivis ja hyvin järjestetty, ja kirjoittajan ajatukset esitetään riittävän lyhyiksi, jotta ne mahtuvat yhteen sivuun. On kuitenkin hetkiä, jolloin välitettävä viesti vaatii kaksi sivua. Liikekirjeesi toisen sivun asianmukainen muotoilu varmistaa, että lukija ei unohda lopullisia ajatuksiasi.
Toisen sivun otsikon alustaminen
Valitsemasi toisen sivun otsikkomuoto on sinun tehtäväsi, mutta sen tulee aina sisältää ainakin sen henkilön täydellinen nimi, jolle kirje on kirjoitettu. Toisen sivun otsikko voi sisältää myös sivunumeron ja kirjeen päivämäärän.
Jotkut kirjoittajat haluavat käyttää yhtä riviä liikekirjansa toisella sivulla. Tätä kutsutaan horisontaaliseksi. Ne esimerkiksi kirjoittavat vastaanottajan nimen vasemmalle reunalle, keskittävät sivunumeron ja kirjoittavat oikean marginaalin mukaan perustellun päivämäärän. Tätä muotoa käytettäessä lähes näyttää siltä, että luot kolme saraketta.
Toinen tapa muotoilla toinen sivu on käyttää lohkomuotoa, jolloin kirjoitat vastaanottajan nimen ylimmälle riville yhden tuuman marginaalin alle ja kirjoita sitten sivunumero seuraavaan riviin ja päivämäärä kolmannelle riville. Esimerkiksi:
Herra Davey Jones
Sivu 2
1. lokakuuta 2018
Sen sijaan, että käytettäisiin oikeanlaista marginaalia, yksinkertaisesti välilehti sivun keskipisteen yli lähes oikealle marginaalille. Kun lukijat katsovat toista sivua, ensimmäinen asia, jonka he näkevät, on heidän nimensä, sivunumero ja päivämäärä. Tällä tavoin, jos päätät nitoa ensimmäisen ja toisen sivun, nidottu alue ei kata toisen sivun otsikkoa.
Kun nimike on paikallaan, sinun on jätettävä kolme tyhjää riviä ennen loput liiketoimintasi kirjeestä. Varmista, että sinulla on riittävästi tekstiä toisen sivun perustelemiseksi. Jos sinulla on vain ylimääräinen rivi tai kaksi, yritä leikata kirjain sopivaksi yhdelle sivulle. Varmista myös, että et aloita kirjeen toista sivua lauseen keskellä. Aloita mahdollisuuksien mukaan uusi kohta toisella sivulla, jotta kirjeesi virtaa paremmin.
Toisen sivun marginaalin luominen
Jos sinulla on kaksisivuinen liikekirje, kannattaa ehkä nitoa nämä kaksi sivua yhteen. On kuitenkin hyväksyttävää, jos yksinkertaisesti taitat kirjeen kaksi sivua niin, että ne sopivat kirjekuoreen. Jos teet sivut, lukija tietysti tietää, että viestisi on enemmän kuin ensimmäisen sivun sisältö. Jos kuitenkin päätät olla nitomasta, varmista, että alat alustaa riittävän pitkälle toisen sivun yläreunasta, jotta lukija ymmärtää, että toinen sivu on yhtä tärkeä kuin ensimmäinen. Yksi tuuman marginaali sivun yläosasta on tavallista. Siellä aloitat toisen sivun otsikon.
Hanki vastaanottajan tiedot oikein
Koska liikekirjeesi toisella sivulla on vastaanottajan nimi, on tärkeää, että osoitteen nimi on kirjoitettu oikein kirjeen ensimmäisellä sivulla, ja sen jälkeen hänen oikea nimi ja postiosoite. Yritystiedotteen ensimmäisellä sivulla, vastaanottajan tiedot seuraavat päivämäärää ja palautusosoitettasi.
Jos olet epävarma minkä tahansa vastaanottajan tietojen oikeinkirjoituksesta, tarkista yrityksen verkkosivuilta tai soita yrityksen sihteerille tai vastaanottovirkailijalle. Älä uhkaa hämmentävää itseäsi ja mahdollisesti rikkoo vastaanottajia käyttämällä virheellisiä tai vanhentuneita tietoja.
