Yritysten toimintatalousarvion luominen edellyttää kehitystä yrityksen menoille. Talousarvio kattaa yleensä kaiken palkka- ja yleiskustannuksista yksittäisten osastojen talousarvioihin. Ylhäältä alaspäin laadittava budjetointi on termi, jota käytetään kuvaamaan talousarvion laatimisprosessia, jossa ylempi johto tekee tärkeimmät päätökset yrityksen menoista ilman keskijohdon tai alemman tason työntekijöiden panosta. Prosessilla on etuja ja haittoja.
Pro: Talousvalvonta
Kun ylempi johto arvioi yrityksen yleiset taloudelliset tarpeet ja vertaa tarpeita ennustettuun tuloon vuodessa, se saa selkeän kuvan siitä, kuinka paljon rahaa se voi kohtuudella jakaa eri alueille. Päätökset tehdään siitä, missä taloudessa on myönteisin vaikutus, ja henkilöstölle annetaan ohjeita siitä, mitä heidän on tehtävä. Tämä lähestymistapa antaa ylemmille johtajille mahdollisuuden ylläpitää täydellistä varainhoidon valvontaa talousarviosta.
Pro: Henkilöstön vastuullisuus
Kun henkilöstölle annetaan tietty budjetti, jonka kanssa se voi työskennellä, sen on tehtävä varovaisia taloudellisia päätöksiä siitä, miten rahaa käytetään. Tämä voi johtaa suurempaan taloudelliseen vastuuvelvollisuuteen ja tuotteiden, palveluiden ja konsultointitukien vertailuun.
Pro: Nopeampi prosessi
Ylhäältä alaspäin suuntautuva budjetointi on paljon tehokkaampaa kuin alhaalta ylöspäin suuntautuva budjetointi. Kun syöttö on sallittua useista lähteistä, henkilöstön on osoitettava aikaa arvioimaan koko vuoden arvo odotettavissa olevista menoista ja perusteltava erityisten budjettipyyntöjen tarve. Ylhäältä alaspäin suuntautuva lähestymistapa on vähemmän aikaa vievä, koska se sisältää vain keskeisten päättäjien panoksen.
Con: epätarkka ennuste
Teoreettisesti osastopäälliköt ymmärtävät paremmin osastojensa taloudelliset tarpeet kuin ylimmän johdon. Talousarvion luominen ilman avainhenkilöiden panosta listalta ja tiedostosta voi johtaa osaston alirahoitukseen tai ylirahoitukseen.
Con: Potentiaali alijuoksulle
Jos osasto tuntuu olevan alirahoitettu, se voi alittaa suoritustasoa. Se voi jättää budjettiprosessin ulkopuolelle keinon perustella, miksi tavoitteita tai tavoitteita ei saavuteta osoittamalla, että sillä ei ollut taloudellisia resursseja rahoittamattomien direktiivien täyttämiseksi. Ylhäältä alaspäin suuntautuva budjetointi voi myös kannustaa osastoa käyttämään kaikkia varojaan riippumatta siitä, tarvitseeko se todella vai ei, joten se voi välttää riskin saada vähemmän rahaa seuraavana vuonna.
Con: Työntekijän moraali
Johtajat ja työntekijät voivat olla huomaamatta, että niiden panosta ei arvosteta budjetointiprosessissa. Johtajat ja osastopäälliköt, jotka ovat ristiriidassa ylemmän johdon kanssa taloudellisista kysymyksistä, voivat aiheuttaa jännitteitä ja suorituskykyä työpaikalla.
