Kuvittele työympäristö, jossa sinulla ei ollut ohjeita siitä, miten kommunikoida tehokkaasti kollegojesi kanssa, eikä käytäntöjä siitä, mitä sanoa ulkomaailmalle. Se ei näytä siltä, että yritys olisi erittäin onnistunut, eikö? Tapa, jolla organisaatio kommunikoi sen sisällä olevien ja niiden ulkopuolella olevien kanssa, on olennainen osa sen menestystä. Tietoliikennepolitiikat ja ohjeet auttavat työntekijöitä jakamaan tietoja, jotta he voivat tehdä töitään tehokkaasti ja tukea organisaation kuvaa ulkoisesti.
Sisäisen viestinnän rooli
Sisäinen viestintä tapahtuu, kun yritys jakaa tietoja itsensä sisällä henkilöstöönsä. Yritykset voivat kommunikoida sisäisesti sähköpostitse ja muistioilla tai suullisesti kokouksissa ja konferensseissa. Sisäisen viestinnän päätavoitteena on tunnistaa ja jakaa yrityksen tavoitteet. Työntekijöiden on tärkeää tietää, mitä he työskentelevät. Tavoitteet voivat olla yrityksenlaajuisia, osastollisia tai yksilöllisiä. Riippumatta siitä, että heidän tarkoituksensa on tiedossa, työntekijät voivat pysyä tiellä.
Paremman työympäristön luominen on toinen syy siihen, miksi sisäinen viestintä on niin tärkeää. Yritysten välityksellä organisaatiomuutoksista, myyntinumeroista ja henkilöstöasioista kommunikoimalla yritykset voivat luoda avoimia ja tehokkaita työympäristöjä, joissa työntekijät viihtyvät. Tämä auttaa vähentämään liikevaihtoa, houkuttelemaan uusia kykyjä ja lisäämään työntekijöiden tyytyväisyyttä. Yritykset voivat myös lopettaa yrityksen huhut ennen kuin ne alkavat varmistaa, että he kommunikoivat avoimesti ja rutiininomaisesti työntekijöidensä kanssa.
Sisäinen viestintä auttaa yrityksiä pysymään brändissä ja pitämään hallussaan viestiä. Vahva brändi lupaus, joka välitetään sisäisesti, työntekijöillä on paremmat mahdollisuudet keskustella asiakkaiden ja muiden ulkopuolisten tahojen kanssa. Viestinnällä, joka johtaa selkeisiin tavoitteisiin ja hyvin koulutettuun henkilöstöön, yrityksillä on paremmat mahdollisuudet varmistaa, että asiakkaiden vuorovaikutus on positiivista.
Ulkoisen viestinnän tarkoitus
Ulkoinen viestintä tapahtuu, kun yritys vaihtaa tietoja asiakkaiden, näkymien, kumppaneiden, toimittajien, sijoittajien ja muiden sidosryhmien kanssa. On olennaisen tärkeää, että organisaatio toteuttaa politiikkoja, jotka ohjaavat työntekijöitä siitä, millaisia tietoja jaetaan yrityksen ulkopuolelle, kenelle se jaetaan ja miten se jaetaan.
Ohjeita siitä, millaisia tietoja jakelukumppanin kanssa on tärkeää, jotta tietyt tiedot eivät kuulu vääriin käsiin tai aiheuttaa ongelmia yritykselle. Esimerkiksi, jos yritys kehittää uutta tuotetta, joka mullistaa markkinat, on kriittistä, että kyseistä tuotetta koskevia tietoja ei jaeta kilpailijoiden kanssa ennen sen julkaisua. Yhtiö voi kuitenkin haluta kertoa arvostetuille asiakkailleen, sijoittajilleen ja yhteistyökumppaneilleen tuotteesta ennen kuin kukaan muu.
Negatiivisten tietojen hallinta yhtiöstä on yksi syy tehokkaaseen ulkoiseen viestintään on niin tärkeää. Organisaatioilla on strategia, ja ne voivat tavoittaa ulkopuoliset sidosryhmät ja keskustella käsiteltävistä asioista. Jos yritys käsittelee PR-katastrofia, esimerkiksi suunnitelma puhua tiedotusvälineiden ja asiakkaiden kanssa on tärkeä osa tilanteen käsittelyä.
Yhtenäisen viestin varmistaminen sisäisesti ja ulkoisesti
Jotta yritys voisi menestyä, sisäisen ja ulkoisen viestinnän on toimittava yhdessä yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Jos yritys esimerkiksi jakaa keskenään ristiriitaisia tietoja työntekijöidensä ja sijoittajiensa kanssa, heidän on ehkä käsiteltävä useita tyytymättömiä ja kannustamattomia sidosryhmiä, mikä voi johtaa suurempiin ongelmiin.
Yritysten on tarkasteltava sekä sisäistä että ulkoista yleisöä yhteen, jotta heillä olisi yhtenäinen viestintäpolitiikka. Esimerkiksi jos yritys kehittää brändi-viestiä, on välttämätöntä luoda puhekohtia sekä sisäiseen että ulkoiseen käyttöön. Näin yritys voi kehittää viestintää, joka vetoaa työntekijöihinsä ja motivoi heitä tekemään työtään asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden houkuttelevien tietojen lisäksi. Jos tämä viestintä kehitettiin erikseen, saattaa olla ristiriitaisia ideoita tai erilaisia termejä, jotka sekoittuvat sekä sisäisesti että ulkoisesti.
