Vastaanottovirkailijat ovat usein ensimmäinen yhteyspiste, jonka asiakkaat ja asiakkaat tapaavat, kun he tulevat toimipaikkaasi tai puhuvat puhelun yhteydessä. Ensimmäiset näyttökerrat ovat tärkeitä, joten vastaanottovirkailijan löytäminen parhaalla ammattitaidolla, osaamisella ja ystävällisyydellä johtaa pitkälle kohti yrityksen perustamista hyvin toimivaksi toiminnaksi.
Ominaisuuksien vertailu
Henkilöstöhallinnon yritys Rainmaker-konserni suosittelee järjestelmällistä lähestymistapaa laadukkaan vastaanottovirkailijan tunnusmerkkien tunnistamiseen ennen haastattelun ja vuokrausprosessin aloittamista. Koska vastaanottovirkailijat ovat yleensä ensimmäinen yhteyspiste ulkomaailmasta, viestin, jonka vastaanottovirkailija lähettää, on sovitettava yhteen yrityskuvan kanssa. Rainmakerin mukaan vastaanottovirkailijan käyttäytymistyyli, arvot ja motivaattorit sekä ihmisten taidot ja henkilökohtaiset ominaisuudet ovat erittäin tärkeitä. Vaikka ammattitaito ja osaaminen ovat aina tärkeitä, halutut henkilökohtaiset ominaisuudet voivat vaihdella esimerkiksi taidegallerian ja asianajotoimiston välillä.
Arvostettu käyttäytyminen
Vaikka yrityskuva on tärkeä, kaikilla laadukkailla vastaanottovirkailijoilla on erityiset käyttäytymisominaisuudet, jotka tekevät niistä tehokkaita tiimin jäseniä. Ensinnäkin vastaanottovirkailijoiden tulisi olla asiakaslähtöisiä - mukaan lukien asiakkaat, jotka ovat myös työtovereja. Vastaanottovirkailijoiden tulisi myös puhua ihmisille, eikä pidä mielessä usein toistuvia keskeytyksiä, kuten soitto- tai toimisto-vierailijaa. Lisäksi vastaanottovirkailijan on voitava pitää työympäristönsä kunnollisena ja puhtaana; järjestäytyneen auttaminen auttaa, kun hänet kutsutaan suorittamaan kaksi tehtävää kerralla, yleinen esiintyminen vastaanotossa. Hyvä viestintätaito, mukaan lukien kyky kirjoittaa ja puhua selkeästi ja asianmukaisella sanakirjalla, on myös välttämätöntä Genius Centerin mukaan.
Itsensä motivointi
Tehokkaan vastaanottovirkailijan on keskityttävä tekemään asioita oikealla tavalla Rainmakerin mukaan ja tavalla, joka sopii yrityksen kulttuuriin ja standardiin. Vastaanottovirkailijan ei tarvitse vain oppia nopeasti, miten asiat toimivat, vaan hänen on keskityttävä tasapainottamaan tehtävää omaan aikaansa viisaasti. Liiketoiminnan oppiminen, mukaan lukien usein uusien tehtävien hallitseminen ja kallistuminen, missä eniten tarvitaan, tekee vastaanottovirkailijasta arvokkaan hyödyn. Vaikka nämä taidot eivät välttämättä kuulu viralliseen työnkuvaukseen, nämä ominaisuudet ovat tehokas vastaanottovirkailija, joka on tehoton.
Henkilökohtaiset taidot
Vastaanottovirkailijoiden on työskenneltävä vähäisellä valvonnalla ja heidän on voitava tehdä diplomaattisia, asiakaslähtöisiä päätöksiä, usein vaikeuksissa, saamatta heidän höyheniä. Tämän seurauksena parhaat vastaanottovirkailijat ovat yleensä joustavia ja niillä on erinomaiset suunnittelu- ja organisointitaidot. He ovat myös tahdikkaita; pidä mielessä, että vihainen asiakas voi ottaa vastaan hänen tunteensa vastaanottovirkailijaa vastaan, ja vastaanottovirkailija, joka kykenee tukahduttamaan turhautumista, voi säästää hallintaa paljon päänsärkyä. Siksi taktiset hyvät käytännöt ovat välttämättömiä.
