Hyvä kokouspöytäkirjojen valmistelu ja kirjoittaminen ovat taitoja, joita kuka tahansa voi hankkia pienellä valmistelulla ja yksityiskohtaisesti. Kokousten puolueeton ja oikea kirjaaminen on monille yrityksille oikeudellinen vaatimus. Olitpa sitten kirjoittamassa liiketoimintaa, poliittista, sosiaalista tai vapaaehtoisjärjestöä, pöytäkirjasta tulee pysyvä osa organisaation historiaa. Monissa tapauksissa minuuttia pidetään vuosia, vuosikymmeniä ja joskus vuosisatoja.
Tarvittavat kohteet
-
esityslista
-
Luettelo osallistujista
-
Nauhuri
-
Muistikirja
Saavuta kokoukseen varhain kokouksen esityslistalla, osallistujien luettelolla ja pöytäkirjojen tallentamiseen tarvittavilla laitteilla. Valitse istuin, joka on lähellä kokousohjaajaa. Tapaaminen lähemmäksi kokousohjaajaa antaa sinulle mahdollisuuden kuulla paremmin ja pyytää selvennyksiä helposti.
Kysy, voitko nauhurin avulla tallentaa kokouksen äänitiedoston. Jos otat muistiinpanoja tietokoneesta, varmista, että se toimii oikein, ja käytä paperikannettavia ja kirjoitusvälineitä varmuuskopiointitapahtumana, jos tietokone epäonnistuu.
Tallenna päivämäärä ja kellonaika, jolloin kokous kutsutaan. Kirjaa upseerien raporttien ja valiokuntien raporttien olemus. Yleensä raportit liitetään kokouksen pöytäkirjaan. Nauhoita liikkeitä niiden tapahtuessa. Sisällytä kuka esitteli jokaisen ehdotuksen, joka on lähettänyt liikkeen ja onko liike hyväksytty, joka tunnetaan nimellä "kantaja", tai epäonnistui. Jos esityslista on jätetty - ei toiminut kokouksen aikana, vaan pidettiin myöhempää aikaa, huomaa, kuka esitti ehdotuksen, jossa hän esitti kohteen, ja jotka lähettivät ehdotuksen. Kirjaa ilmoitukset ja seurantakokousten päivämäärät.
Etsi tai luo kokouspöytäkohde. Organisaatiolla voi jo olla kokouspöytäkohde. Jos näin ei tapahdu, voit käyttää jotakin verkossa olevista kokousten minuutin malleista tai luoda oman mallisi. Malli tarvitsee nimikkeen, rungon ja allekirjoituslinjan. Otsikko sisältää organisaation nimen ja kokouksen päivämäärän, kellonajan ja sijainnin.
Luo mallin elin käyttämällä kokouksen esityslistaa oppaanasi. Tähän osaan sisällytetään seuraavat kohdat: läsnäolotilastot, viimeisimmän kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen, virkamiehen ja valiokunnan raportit, vanha liiketoiminta, uusi liiketoiminta, ilmoitukset ja lykkäämisaika.
Varmista, että malli sisältää allekirjoituksen rivit ja päivämäärän rivit sihteerille ja hyväksyntäviranomaiselle.
Valmistele minuutit käyttämällä mallia. Poista liialliset yksityiskohdat. Merkitse, mitä päätettiin, kuka tekee sen, milloin se on suoritettu, ja miten organisaatio tietää, milloin toimenpide on valmis. Kun olet tehnyt ensimmäisen luonnoksen, tarkista kokouksen äänitiedosto, jotta varmistit, että otit kaiken tarvittavan. Muokkaa sitten minuutteja.
Pöytäkirjat ovat tietoja toimista, joita organisaatio toteuttaa. Se ei ole ennätys kaikesta, mitä sanotaan, mikä on transkripti. Pidä minuutit ammattilaisena. Älä sisällä mielipiteesi, tuomionne tai tulkintasi. Lausekkeilla, kuten "kuumalla keskustelulla" ja "erinomaisella kommentilla", ei ole paikkaa ammatillisessa kokouksessa. Älä koskaan sisällä vetoomuksia, jotka on peruutettu.
Liitä upseeri ja valiokunta raportteihin valmiiksi tehtyihin minuutteihisi. Tee tarvittava määrä kopioita. Jos mahdollista, jaa kokouspöytäkirjat ennen seuraavaa kokousta, jotta lisäykset ja / tai korjaukset voidaan tehdä nopeasti.
vinkkejä
-
Tutustu listan osallistujiin, kun he saapuvat kokoukseen. Tallenna saavutukset sekä huolenaiheet. Tarkista, että nimet on kirjoitettu oikein. Pidä varmuuskopiot minuuteistasi. Älä pelkää pyytää selvennystä.
