Kirkon kokouspöytäkirjat antavat virallisen, oikeudellisen selvityksen hallituksen tai valiokunnan toiminnasta. Ne ovat tärkeitä sisäisesti historiallisen tarkkuuden kannalta ja niitä käyttävät myös ulkopuoliset osapuolet; esimerkiksi luottolaitosten on varmistettava, että kirkko on hyväksynyt rakennushankkeen ennen lainan myöntämistä sille. tilintarkastajat ja IRS tarkastelevat myös pöytäkirjoja todisteeksi siitä, että tietyt rahoitustapahtumat hyväksyttiin. Useimmissa organisaatioissa sihteeri tai tallennussihteeri ottaa pöytäkirjan.
Sisällys
Vaikka tietty sisältö vaihtelee valiokunnittain, kaikkien kirkon järjestöjen pöytäkirjat ovat yleensä seuraavat:
- Kokouksen tiedot, kuten aika, päivämäärä, paikka, jotka osallistuivat ja kuka puheenjohtajana.
- Olipa kokous säännöllisesti järjestetty tai erityiskokous ja, jos se on erityinen, joka kutsui kokouksen ja mihin tarkoitukseen - liittää kokouksen kokousilmoituksen.
- Tilasi kirjaa siitä, mitä kokouksessa tapahtui.
- Kesto ja aika.
- Sihteerin allekirjoitus ja, kun pöytäkirjat on hyväksytty, puheenjohtaja toimii.
Yksi minuuttien ottamisen haastavimmista näkökohdista on määrittää, kuinka paljon yksityiskohtia tallentaa. Mennonite Brethren Historical Commission ehdottaa, että päätetään päätökseen johtavien keskustelujen pääkohdat sekä harkitut vaihtoehdot ja yhteenveto siitä, miksi valiokunta valitsi yhden vaihtoehdon muihin. Taloudellisen vastuuvelvollisuuden evankelisneuvosto ehdottaa, että hallitus laatii politiikan, joka koskee johdonmukaisia yksityiskohtia yksittäisestä sihteeristä riippumatta. Siinä ehdotetaan tarpeeksi yksityiskohtia, jotka osoittavat, että hallitus oli varovainen, mutta ei niin paljon, että pöytäkirjat luetaan romaanina.
Pöytäkirjan tekeminen
Ennen kokouksen alkamista hanki kopio esityslistasta. Kokouksen edetessä ottamaan yksityiskohtaisia huomautuksia kokouksen tiedoista, hallituksen raporteista, keskusteluista ja toimista kun hallitus etenee jokaisen esityslistan kohdalla. Tallenna äänestykset, päätöslauselmat ja päätökset sanatarkasti, mutta tiivistä keskustelut. Muista sisällyttää jokaisen liikkeen tekevän tai toiminnan aloittavan henkilön nimi ja mahdolliset eturistiriidat. Kun kokous on päättynyt, kirjoita ja tiivistä muistiinpanosi mukaan asianmukaiset tiedot ja laita ne oikeaan muotoon, alkaen kokouksen tiedoista, ja jatka sitten esityslistalla.
Pöytäkirjan säilyttäminen
Kun olet tehnyt pöytäkirjan luonnoksen, levitä asiakirja jäsenille. Pöytäkirja, jonka olet kirjoittanut tälle kokoukselle, hyväksytään seuraavilla kokouksilla, ilman korjauksia. Kun minuutit on hyväksytty, valmistele lopullinen kopio, allekirjoita asiakirja ja pyydä puheenjohtajaa allekirjoittamaan sen. Säilytä minuutit aikajärjestyksessä löysälehtinen minuutin kirja yhdessä kokouksen esityslistan kanssa. Tämä löysälehtinen kirja sisältää myös sisällön ja kirkon sääntöjen ja perustuslain kopiot. Jossain vaiheessa, ehkä vuosittain, minuutit saattavat olla ammattimaisesti sidottuja.
