Tarkkojen muistiinpanojen ottaminen neuvottelupuhelun aikana voi varmistaa, että sinulla on selkeä tieto siitä, mitä keskusteltiin. On parempi kuunnella muistiinpanoja mahdollisimman yksityiskohtaisesti kuin yrittää päättää, mikä on tärkeää kuuntelun aikana. Voit aina mennä takaisin ja vetää pois tärkeitä kohokohtia myöhemmin, mutta varhaisessa vaiheessa näkyvä näennäisen merkityksetön yksityiskohdat voisivat olla tärkeämpiä myöhemmin keskustelussa.
Tallenna puhelu
Monet neuvottelupuhelupalvelut mahdollistavat puhelujen tallentamisen. Jos tallennat, sinun täytyy ilmoittaa kaikille osallistujille, että puhelu tallennetaan puhelun alussa. Kun puhelu on tallennettu, voit palata takaisin ja tarkastella puhelua niin monta kertaa kuin tarvitset, joten et menetä tärkeitä tietoja. Menetelmät, joihin voit tallentaa puhelun, vaihtelevat palveluntarjoajan mukaan. Pyydä ohjeita neuvottelupuhelujen tallentamisesta palveluntarjoajalta.
Soita osallistujille
Muista, kuka on neuvottelupuhelussa, kun puhelu alkaa. Kiinnitä huomiota siihen, kuka sanoo, mitä puhelun aikana ja määrittele tärkeitä lausuntoja henkilölle, joka on tehnyt ne muistiinne. Pidä kirjaa kaikista tehtävistä tai projekteista, jotka yksilöt ottavat vastuun puhelun aikana ja panevat merkille, kenellä on mikä tehtävä. Jos asiasta keskustellaan, ota myös muistiin, mitä jokainen tehtävä liittyy.
Keskusteluaiheet
Pidä kirjaa jokaisesta eri keskustelunaiheesta sekä kunkin aiheen aliteemoista. Jos on olemassa kutsuohjelma, huomaa, mitä aiheita käsiteltiin ja mitä keskusteltiin. Esityslista voi olla karkea piirre muistiinpanoillesi. Huomioi puhelun aikana esitetyt päivitykset, uutiset, ratkaisut ja ajatukset. Luonnollinen keskustelu voi hypätä melko vähän, mutta muistiinpanojen muotoilu aiheen mukaan on hyödyllistä niille, jotka tarkistavat niitä.
Viimeistelyviestien alustaminen
Alkuperäiset muistiinpanot näyttävät todennäköiseltä, että puhelu on päättynyt. Järjestä muistiinpanot osioihin, jotka liittyvät eri puhelun aiheisiin. Tunnista, kuka puhui muistiinpanojen uudelleen muotoilussa. Voit myös sisällyttää lyhyen yhteenvedon, jossa korostetaan, mitä puhelun aikana tehtiin tai päätettiin, tai tärkeimmistä keskustelupisteistä. Lisää tämä yhteenveto asiakirjan alkuun. Voit myös luoda toisen osion, jossa luetellaan, mitä tehtäviä tehtiin puhelun aikana ja kuka vastaa niistä. Tämä antaa vanhemmille virkamiehille nopean ohjeen siitä, mitä puhelun aikana tapahtui ilman, että tarvittiin lukea yksityiskohtaisia huomautuksia.
