Neuvottelupuhelut ovat yksi tapa, jolla johtajat ja työntekijät kokoontuvat keskustelemaan liiketoiminnasta. Olipa ne samassa kaupungissa tai hajallaan ympäri maailmaa, neuvottelupuhelut mahdollistavat kaikkien yhdistämisen yhteen huoneeseen reaaliajassa. Voit toteuttaa useita vaiheita tuottavan ja informatiivisen konferenssin varmistamiseksi.
esityslista
Kun olet määrittänyt neuvottelupuhelun ajan ja päivämäärän, sinun on toteutettava tarvittavat toimenpiteet kokouksen valmistelemiseksi. Jos olet konferenssin johtaja, täytä neuvottelupuhelun esityslista ja jaa se osallistujille hyvissä ajoin ennen suunniteltua päivää. Kokouksen asialistalla olisi oltava päivämäärä ja kellonaika. On hyvä ajatus sisällyttää aikavyöhyke asialistallesi ihmisille, jotka saattavat olla sijaintisi ulkopuolella. Esityslistan tulisi sisältää myös kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä lyhyt kuvaus jokaisesta aiheesta tärkeysjärjestyksessä sekä vastuuhenkilöiden nimet ja ehdotetun ajanjakso kullekin aiheelle. Jos konferenssissa edellytetään kokousta edeltävää valmistelua, luetellaan selkeästi ne esityslistan vaatimukset.
Konferenssi
Testaa linjojasi varmistaaksesi, että sinulla on aktiivinen ja selkeä yhteys. Jos käytät langatonta puhelinta, varmista, että puhelin on ladattu täyteen ennen kokousta. Saapu konferenssiin vähintään viisi minuuttia etukäteen.
Jos olet osallistuja, saat johtajanne konferenssinumeron. Soita neuvottelulinjaan. Sinua pyydetään antamaan konferenssin numero. Kun olet syöttänyt numeron, sinua pyydetään ilmoittamaan nimesi. Ilmoita selkeästi etu- ja sukunimesi. Saatat joutua painamaan punta (#) -näppäintä. Kun olet suorittanut tämän prosessin, järjestelmä kertoo, että olet liittymässä konferenssiin ja neuvoo, kuinka monta ihmistä on tällä hetkellä mukana. Jos olet saapunut ennen johtajaa, sinut sijoitetaan tilaan, kunnes johtaja saapuu.
esittelyt
Kuuntele ennen kuin puhut. Jos johtaja on saapunut mutta ei vielä aloittanut kokousta, saatat kuulla hienovaraisen sivukeskustelun. Miellyttävällä äänellä sanoa hei ja esittele itsesi. Aseta puhelin mykistykseen, kunnes kokous alkaa. Jos sinulla ei ole mykistyspainiketta, käytä neuvottelulinjan tarjoamia mykistysominaisuuksia.
Kun kokous alkaa, johtaja ottaa nimenhuuto. Kun johtaja kutsuu nimeäsi, tunnista läsnäolosi selkeästi ja ammattimaisesti, kuten "Kyllä, olen täällä" tai "Hei. Tämä on …". Johtaja voi pyytää, että tunnistat itsesi lyhyesti muille osallistujille. Jos näin on, ilmoita nimesi ja anna 20–25 sekunnin yleiskatsaus työsi, kun se koskee puhelua. Pysy lyhyt, puhu selkeästi ja pysy ammattimaisena.
