Asiakirjojen hallintaa käytetään lisäämään tietyn organisaation tehokkuutta ohjaamalla tietyn asiakirjan versioita, jotka vapautetaan. Näin varmistetaan, että kaikilla työntekijöillä on oikeat versiot tietystä asiakirjasta. ISO-standardit ovat joukko kansainvälisiä standardeja, jotka auttavat standardoimaan prosesseja yrityksissä ja auttamaan myös yrityksiä pitämään riittävät tiedot Intelexin mukaan. Yritysten on ymmärrettävä, mitä standardeja niiden liiketoimintaan sovelletaan, ja käytettävä asiakirjojen valvontatoimenpiteitä näiden standardien noudattamisen varmistamiseksi.
Papereiden minimointi
Asiakirjojen hallinta pyrkii usein vähentämään tai poistamaan paperiasiakirjoja, joten asiakirjoilla on vähemmän vaikutuksia ympäristöön ja vähennetään yrityksen kustannuksia Intelexin mukaan.
Helppokäyttöisyys
Helppokäyttöisyys on myös tärkeä näkökohta, kun käsitellään asiakirjojen hallintaa. Yrityksillä on helpompi pitää ajan tasalla tietoa, jos he voivat esimerkiksi helposti saada tietoja Internetistä.
luokittelu
Asiakirjat on järjestettävä loogisiin luokkiin. Tällöin löytyy sopivat asiakirjat tietylle tilanteelle. Nämä asiakirjat järjestetään usein luokkiin, kuten politiikkaan, menettelyyn, työohjeeseen ja lomakkeisiin ja tietueisiin 9000 maailman mukaan. ISO edellyttää, että asiaankuuluvat asiakirjat ovat saatavilla tarvittaessa.
asiantuntemus
Asiakirjat on tarkistettava perusteellisesti ennen niiden viimeistelyä. Useissa tapauksissa näitä asiakirjoja tulisi tarkastella useampi kuin yksi henkilö, sekä valvontatarkoituksiin että virheiden varmistamiseksi tekemällä ylimääräinen silmäparit virheiden vangitsemiseksi 9000 maailman mukaan. Uudelleentarkastelukierrokseen olisi sisällyttävä työntekijät, jotka osallistuvat tiettyihin asiakirjoihin ja johtajiin, jotka valvovat niitä, koska heillä on enemmän asiantuntemusta ja he voivat ymmärtää virheitä. ISO edellyttää, että asiakirjat hyväksytään riittäviksi ennen niiden antamista.
Tarkistuksen tila
ISO-standardit edellyttävät, että asiakirjat tarkistetaan ja päivitetään tarvittaessa. Tietyn yrityksen olosuhteet muuttuvat väistämättä ja päivitykset on lisättävä asiakirjoihin loogisesti. Tarkistustila on asetettava asiakirjaan 9000 maailman mukaan. Nämä tilat sisältävät luonnoksen, tarkistuksen ja hyväksynnän. Vanhentuneet asiakirjat, jotka yritys säilyttää jostakin syystä, on tunnistettava vanhentuneiksi.
Luettavuus
Asiakirjojen on aina oltava luettavissa ja niiden on oltava niiden saatavilla 9000 maailman mukaan. ISO edellyttää, että asiakirjat päivitetään, kun ne saavat kulumista tai vaurioita.
Jakelu
Sen lisäksi, että yhtiöstä peräisin olevia asiakirjoja valvotaan, on myös valvottava maasta peräisin olevia asiakirjoja 9000 maailman mukaan. Monet asiakirjat, kuten yrityksen omistamien tuotteiden ja koneiden käyttöasiakirjat, on merkittävä selvästi ja jaettava yhtiön oikeille henkilöille.
