Puhelu- raportti on tärkeä osa menestyksekästä liiketoimintaa. Myyjät ja muut ammattilaiset käyttävät puhelu- raportteja tallentaakseen kaikkien tekemiensä puhelujen yksityiskohdat sekä mahdollisten ja olemassa olevien asiakkaiden vierailut. Puhelutiedot sisältävät tyypillisesti sitä, mitä keskusteltiin, keskustelun lopputulosta ja muita asiaankuuluvia tietoja. Nämä raportit toimitetaan sitten valvojille ja niitä käytetään kirjaamaan yhteystiedot asiakkaisiin. Ne voivat myös antaa esimiehille arvokasta palautetta työntekijän työn tuloksista.
Aloita dokumentoimalla kuka olet puhunut. Sisällytä yksityiskohtaisia tietoja tästä henkilöstä. Se voi olla asiakas, potentiaalinen asiakas tai palauttava asiakas. Kutsukertomuksessa on oltava henkilön nimi, toiminimi, yritys, yhteystiedot ja muut määrittävät ominaisuudet. Esimerkkinä voi olla se, että tämä henkilö on valmis edistämään sitä, mikä antaisi hänelle enemmän valtaa yrityksessä.
Sisällytä raporttiin, puhuiko jonkun toisen kanssa puhelun tai vierailun aikana. Olet ehkä puhunut vastaanottovirkailijan tai avustajan kanssa, tai joku muu yritys on voinut istua myyntikutsussa. Muista sisällyttää asiaankuuluvia tietoja kolmannesta osapuolesta, kuten jos hänellä on kyky tehdä päätös siitä, ostaako yritys sinulta.
Kirjoita puhelun tarkoitus ja oliko se henkilökohtaisesti tai puhelimessa. Olet ehkä yrittänyt tehdä myyntiä, saada tietoa tai vain päästä kiinni olemassa olevaan asiakkaaseen. Puhelun tarkoituksen yksityiskohdat ovat tärkeitä, koska sinun ja esimiehesi on analysoitava, onko puhelu onnistunut.
Lisää mielipiteesi puhelun raportin onnistumisesta. Menestys määräytyy yleensä tuloksen perusteella. Jos lopputulos oli esimerkiksi myynti, puhelu onnistui todennäköisesti. Menestys ei kuitenkaan aina ole musta tai valkoinen. Olet ehkä yrittänyt tehdä yhteyden mahdolliseen uuteen asiakkaaseen. Siksi, jos pystyt puhumaan tämän henkilön kanssa, puhelu oli onnistunut riippumatta siitä, onko myynti suljettu.
Sisällytä kaikki muut tiedot, jotka mielestänne olivat merkityksellisiä puhelun raportissa. Toimiston ulkoasu tai tunne tai puhuttelijan mieliala saattaisi olla merkityksellisiä puhelun tai vierailun lopputuloksen kannalta. Tällaiset tiedot voivat myös sanoa, miten otat yhteyttä tähän henkilöön tulevaisuudessa. Jos esimerkiksi potentiaalinen asiakas tuntui häiritsevältä myynnin lähestymistavastasi, esimies voi ehdottaa, että toinen toimistosi myyjä, jolla on erilainen myyntitapahtuma, ottaa yhteyttä tähän henkilöön tulevaisuudessa.
vinkkejä
-
Muista käyttää oikeaa oikeinkirjoitusta ja kielioppia puheluissa. Et halua häiritä esimiehellesi yksinkertaisia virheitä. Loppujen lopuksi hän voi käyttää puhelu-raporttejasi arvioidaksesi työnsä suorituskykyä ja arvoa yritykselle.
