Tehtävä on työn yksikkö. Tehtävän laajuus voi vaihdella asiasta, joka vaatii vähäistä työvoimaa, ja sellaiseen, joka vaatii huomattavaa työvoimaa ja johon liittyy lukuisia alitehtäviä. Tehtävät liittyvät yleensä tiettyihin, aikarajoitettuihin tavoitteisiin ja tavoitteisiin. Sellaisten tehtävien järjestäminen ja seuranta on tärkeää tavoitteiden ja tavoitteiden saavuttamiseksi. Kun teet tehtäviä paperille tai tietokoneohjelmalle, otatte hallita päiväsi ja viime kädessä lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet ja tavoitteet.
Tarvittavat kohteet
-
Tehtävälista
-
Kalenteri
Siirry tehtäväluettelosi läpi ja aseta jokaisen kohteen numeroarvo sen mitatun prioriteetin perusteella. Näin tilaat toiminnot tavalla, joka antaa sinulle parhaan mahdollisuuden vaikuttaa eniten päivän aikana. Määritä tehtävät priorisoimalla kunkin tehtävän tärkeys tavoitteisiin ja tavoitteisiin. Jotkut tehtävät tulevat luonnollisesti kiireelliseksi, kun taas toiset saattavat antaa sinulle tauon arvioida, onko niillä todellista merkitystä.
Arvioi kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittava aika. Aseta aikaväli, joka määrittää minimimääräisen ja maksimimäärän aikajakson kunkin tehtävän suorittamiseksi. Tehtävän suorittamiseen tarvittava aika voi vaikuttaa sen päivän prioriteettiin. Esimerkiksi yksinkertainen urakka, joka kestää viisi minuuttia, voi olla etusijalla suhteessa tehtävään, jonka merkitys on suhteellisen suurempi ja joka vaatii kolme tai viisi tuntia. Tehtävät, jotka edellyttävät pidempiä aikoja, on luonnollisesti kalenteroitava pitempään.
Määritä kunkin tehtävän määräajat. Määräajat keskittyvät huomiomme ja kannustavat noudattamiseen. Joillakin tehtävillä on määräaikoja, jotka asettavat ulkopuoliset osapuolet, kuten asiakkaiden tai ulkopuolisten laitosten asettamat määräajat. Muut tehtävät edellyttävät määräajan asettamista. Tähän vaikuttavat sellaiset tekijät, kuten aika, joka tarvitaan tehtävän suorittamiseen ja onko muiden työvoimaa tarpeen tehtävän suorittamiseksi. Tehtävätehtäviä siirrettäessä se auttaa myös esittämään pyyntöjä määräaikoja, jotka ovat hieman aikaisemmin kuin tehtävän määräaika.
Suunnittele tehtävät. Tällöin päätetään, miten järjestät tehtävät ja aktiviteetit kalenteriin. Harkitse tehtävien luonnollista suhdetta niiden suunnittelussa. Saat parhaan tehokkuuden yhdistämällä samankaltaisia tehtäviä yhteen - esimerkiksi täydentämällä eri projektien laskutusta yhdessä asetetussa ajassa. Harkitse myös henkilökohtaisia energiahuippujasi päivän aikana, kun teet tehtäviä. Jos psyykkinen vahvuus huipentuu aamulla, aikatauluta tehtävät, jotka edellyttävät optimaalista henkistä huomiota kyseisenä aikana. Jos energiasi tippuu klo 15.00 mennessä, tämä saattaa olla paras aika ajoittaa yksinkertaisia askareita.
Jousta. Voit priorisoida, asettaa määräajat ja aikatauluttaa tehtäviä tavalla, joka hyödyntää aikaa tehokkaimmin, vain saadaksesi puhelun henkilöltä, jonka oma kiireellinen luettelo vaatii aikaa ja huomiota. Älä anna tämän raivata ponnistelujasi. Ajanhallintatekniikoihin sisältyvät päivittäisessä aikataulussa oleva flexing-aika. Lisäksi, jos se on elinkelpoinen vaihtoehto, määritä tietyt ajanjaksot "häiriöttömäksi ajaksi" tehtäville, jotka vaativat suurta keskittymisastetta.
Seuraa ja merkitse edistystäsi. Kehitä visuaalinen vuokaavio tai kuvaaja tehtäväluettelostasi, joka järjestää toiminnot. Kehitetään yksittäisiä aktiviteettikaavioita tärkeimmistä tehtävistä, joihin sisältyy joukko alitehtäviä. Kun suoritat tehtäviä ja alitehtäviä, siirrä ne pois luettelosta. Tarkastakaa jokaisen työpäivän ja kunkin työpäivän päättyessä edistymistäsi ja järjestäkää tehtävänne uudella listalla ja kaaviona uudelle päivälle ja uudelle viikolle.
vinkkejä
-
Määritä, onko sinulla riittävästi resursseja tehtävän suorittamiseen. Työn laatu on yleensä tärkeämpää kuin määräajan noudattaminen.
