Ernst and Youngin vuonna 2013 tekemä maailmanlaajuinen palkanlaskenta paljasti, että 12 prosenttia vastaajista ulkoisti palkkasummansa yhdelle palveluntarjoajalle. Noin 28 prosenttia käytti täyttä sisäistä palkkajärjestelmää, ja 60 prosenttia käytti hybridimallia, ulkoistamalla vain tietyt palkanlaskennan osa-alueet ja suorittamalla loput omasta työstä. Palkkasummapalvelu voi olla kannattava liiketoiminta, jos käytät oikeaa lähestymistapaa.
Bisnesmalli
Jotkut palkanlaskennan yritykset tarjoavat palveluja vain tietyntyyppisille asiakkaille, kun taas toiset palvelevat kaikentyyppisiä yrityksiä. Katsokaa todellisuutta ja resursseja realistisesti ja päättäkää sitten palkkahallintomallisi. Voit esimerkiksi kohdistaa vain ravintoloita, rakennusyrityksiä tai pieniä toimistoja. Jos haluat palvella suurempia yrityksiä, kuten yli 1000 työntekijän yrityksiä, saatat joutua suorittamaan monimutkaisia tehtäviä, kuten moni-, moni-, palkka- ja etuuksien käsittely. Pienemmällä yrityksellä on todennäköisemmin yksi palkkapäivä, kuten viikoittain tai kahdesti viikossa, ja kaikki sen työntekijät yhdessä valtiossa. Jos et ole aiemmin huolehtinut suuresta yrityksestä ja sinulla on asianmukainen hallinnollinen tuki, tällaisten asiakkaiden maadoittaminen on todennäköisesti vaikeaa. Koska olet juuri aloittamassa, saattaa olla parasta kohdistaa pienempiä asiakkaita.
Strategiat asiakkaiden valitsemiseksi
Valitsemalla huolellisesti asiakkaasi voit välttää vaikeita ja yhteensopimattomia asiakkaita. Älä houkuttele hyväksymään kaikkia tulevia asiakkaita, jotka tulevat tavallasi juuri siksi, että olet juuri aloittamassa. Arvioi mahdolliset asiakkaat perusteellisesti ja kiinnitä huomiota varoitusmerkkeihin. Hyväksy esimerkiksi vain asiakkaat, joilla on todennettavissa oleva yritysosoite, ja varo uusia asiakkaita, jotka pyytävät seuraavan päivän suoraa talletusta. Jälkimmäisessä tapauksessa, onko asiakas lähettänyt sinulle palkkasummarahastot ennen suoran talletustapahtuman suorittamista. Yritä laskea asiakkaita, joilla on tasaiset palkanlaskennat, kertaluonteisten asiakkaiden sijaan.
Palvelut ja hinnoittelu
Luo strukturoitu hinnoittelu- ja palveluluettelo markkinointi- ja tiedotustarkoituksiin. Palveluihin voi sisältyä suora talletus, suorat shekit, palkkojen vähennykset, palkanmaksut, maksettu aikakatkaisu, työnantajan maksut, palkanlaskennat ja muistutukset, työntekijän itsepalvelu ja mobiiliyhteys. Tutki kilpailijoidenne veloittamista ja tee hinnasto kilpailukykyiseksi. Voit esimerkiksi tarjota palkkakäsittelyä, suoraa talletusta, työnantajan ja työntekijän online-pääsyä sekä vakioilmoitusta kiinteän kuukausimaksun osalta. Lisäpalvelut, kuten W-2-käsittely ja hätäpalkkioiden myöntäminen, aiheuttaisivat erilliset kustannukset. Tarkasteltaessa asiakkaan maksutaajuutta, työntekijöiden lukumäärää ja palkanlaskennan monimutkaisuutta hinnat määritetään. Harkitse tarjoamalla kannustimia, kuten ilmaisia kokeita ja alennuksia. Investoi palkanlaskentaohjelmistoihin, jotka tukevat palveluitasi.
Oikeudelliset näkökohdat
Kun hankit uusia asiakkaita, kunkin sopimuksen yksityiskohdat on määriteltävä asiakkaalle. Sopimuksessa on esimerkiksi ilmoitettava, kuinka usein käytät palkkasummaa, tarjoamiasi palveluja, asiakkaan yksinomaisia tehtäviä, niihin liittyviä kustannuksia ja palkanlaskennan virheiden käsittelyä. Esimerkiksi Internal Revenue Service pitää työnantajaa, joka vastaa kolmannen osapuolen palkkasummaveroista, mutta jotkut valtiot pitävät palkkasummapalveluntarjoajaa vastuussa. Rekisteröi liiketoimintasi tarvittaessa valtion tai paikallishallinnon virastoon ja hanki työnantajan tunnusnumero sisäisen tuloviranomaisen toimesta. Esimerkiksi Arizonassa et täytä palkkahallintoyhtiön määritelmää, jos asiakkaasi maksavat ja tallentavat omat veronsa.
