Kun sinun on päivitettävä koulutuksen käsikirja, liiketoimintaprosessi tai käsikirja, täydellinen ajoneuvo on koulutusmuistio. Muistikortin avulla voit kohdistaa vastaanottajat ja sisältää oikea-aikaisia seurantatietoja, ja se on erityisen hyödyllinen tilanteissa, joissa olemassa olevaan prosessiin on lisätty uusia oikeudellisia näkökohtia tai tarvittavia toimenpiteitä. Seuraamalla muutamia yksinkertaisia ohjeita voit varmistaa, että muistio välittää ajatuksesi selkeästi ja lyhyesti, samalla kun vältetään yhteisiä epäkohtia.
Tunnista yleisösi. Näin voit sisällyttää muistiinne sopivimmat tiedot. Jos esimerkiksi kirjoitat selittää, miten uutta kopiokonetta käytetään kolmannessa kerroksessa, älä lähetä muistioa jokaiselle rakennuksen työntekijälle. Tai jos uusi laki vaikuttaa siihen, miten asianajotoimisto on otettu asianajotoimistoon, sinun ei tarvitse sisällyttää huoltoryhmää.
Esittele aihe. Ensimmäisen parin rivin pitäisi antaa lukijoillesi tietää, miksi tämä muistio on heille tärkeä. Anna heille tietää, mitä vanha prosessi oli tai mihin nykyiseen prosessiin tämä päivitys koskee, sekä päivityksen syy.
Esitä uudet vaiheet tai vaatimukset. Käytä vain yhtä otsakkeiden tasoa ja pidä selitykset tiivisinä ja tarkennettuna. Sisällytä päivitetyt tiedot sekä mahdolliset aikaisemmat vaiheet tai prosessit, joita ei pitäisi enää seurata tai suorittaa.
Sisällytä aikarivi. Ilmeisesti anna yleisölle tietää, milloin uusi politiikka tulee voimaan. Jos kyseessä on välitön muutos, ilmoittakaa selkeästi, onko aikaisemman menettelyn aikana olemassa mitään siirtymäaikaa tai siirtymäprosessia. Jos esimerkiksi on olemassa uusi lomake poissaolon pyytämiseksi, anna työntekijöille tietää, mitä tapahtuu jo käsiteltävien pyyntöjen kanssa.
Sulje seurannan vaiheet. Muistion lopussa kerro yleisölle, mitä heidän pitäisi tehdä, jos heillä on kysymyksiä, joihin ei ole vastattu asiakirjassa. Tähän saattaa sisältyä linkki lisäasiakirjoihin tai yhteyshenkilön numero, johon he voivat soittaa. Jos harjoitustietosi on osa päivitysten sarjaa, ilmoitetaan, milloin seuraava päivitys on valmis.
vinkkejä
-
Rajoita muistio yhteen ensisijaiseen aiheeseen. Käytä toista henkilöä (sinua) puhuaksesi suoraan yleisöön.
