Ehdotuspyyntö, joka tunnetaan myös nimellä RFP, on asiakirja, jonka luot, kun tarvitset hankkia uusia tuotteita tai palveluja yrityksellesi. RFP ilmoittaa erityiset tarpeesi potentiaalisille toimittajille ja pyytää heitä lähettämään hintatarjouksia tarkistettavaksi, jolloin voit valita toimittajan, joka voi tarjota yrityksellesi parhaan mahdollisen palvelutason sallitun budjetin sisällä. Vaikka RFP: iden kirjoittamista varten ei ole standardoitua muotoa, nämä vaiheittaiset ohjeet auttavat sinua luomaan tehokkaan ja selkeän RFP-sovelluksen kaikkiin liiketoimintatarpeisiin.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone, jossa on tekstinkäsittelyohjelma
-
Tulostin (postitus)
-
Paperi (postitus)
-
Kirjekuoret / postikulut (postitus)
-
Internet-yhteys (sähköpostitse)
Määritä tarpeesi. Haluat viettää jonkin aikaa määritelläksesi tarkasti, mitä pyydät ja kuinka paljon olet valmis maksamaan siitä. RFP kattaa sekä välttämättömät tarpeesi (sinun vaatimukset) että ns. "Mukavat havesit" (haluamasi), mutta varmista, että myyjä toimittaa tai toimittaa yrityksensä saadakseen yrityksesi.. Tämä on olennainen osa prosessia - jos et voi määrittää tarpeitasi selkeästi, et saa takaisin ehdotuksia, jotka vastaavat näiden tarpeiden täyttämistä.
Luo ääriviivat. Jälleen, kun ei ole kovia ja nopeita sääntöjä RFP: n säveltämiseksi, anna mahdollisimman tarkat ja tarkat tiedot. Vähintään, luultavasti löydät itsesi osiootsikoista, joihin sisältyy esittely (paitsi yrityksen esittely, mutta projekti / tarve ja miten haluat nähdä tämän tarpeen), vaatimukset (" -have ”), valintaperusteet, joiden avulla voit määrittää, kenelle tarjous, budjetti (kuinka paljon olet valmis käyttämään) ja aikataulut (kuinka nopeasti tämä on tehtävä). Saatat huomata, että lisäät tai vähennät osia, jotka ovat tarpeen tietyn RFP: n kannalta, tai jopa lisätä osioita lisätietojen saamiseksi, jos myyjä tarvitsee tietää ennen tarjousta.
Täytä tarpeesi osio. Tämä on yleensä pisin osa ja se, joka vaatii eniten huomiota. Muista täsmentää, mitä tarvitset, eikä miten tarvitset sitä - ellei prosessi ole hankkeen erityinen ja olennainen osa. Käytä myös selviä sanoja erottamaan “täytyy haves” (käytä tahtoa, täytyy ja vaaditaan) ja “nice-to-haves” (voi, voi, ja valinnainen) välillä.
Kirjoita RFP. Voit hakea online-mallin RFP-tiedostoja, jos sinulla on kirjailijalohko.
Oikeinkirjoitus ja oikoluku RFP: lle. Joillakin toimialoilla väärän desimaalipisteen voi olla suuri ero.
Jaa RFP. Voit lähettää sähköpostia tai lähettää sen sähköpostitse potentiaalisille myyjille, joiden kanssa olet perehtynyt, tai toimittaa sen muilla tavoilla, kuten sijoittamalla se yrityksen verkkosivuille.
Valitse voittosi.
vinkkejä
-
Valmistele RFP 8 - 10 viikkoa ennen kuin tarvitset projektia tai palvelua. Tämä antaa aikaa ehdotuksille suodattaa ja tehdä parasta päätöstä mahdolliseksi.
Päätä etukäteen, mitkä valintaperusteet voit käyttää voittavan tarjouksen määrittämiseen. Kaikilla yrityksillä on erilainen vahvuus ja räätälöidään ehdotuksensa näihin vahvuuksiin. Etsitkö parasta hintaa, kokeneinta myyjää tai nopeinta läpimenoaikaa?
Voit vaatia myyjiä valmistelemaan ehdotuksensa tietyllä tavalla tai muodossa, mutta kerro heille tämä vaatimus RFP: ssä.
Varoitus
Tavallisesti myyjä maksaa oman ehdotuksensa / tarjouksensa yleisenä käytäntönä useimmilla toimialoilla. Voit kuitenkin haluta kirjoittaa tämän selkeästi RFP: ssäsi.
