Ehdotuspyyntö (RFP) on asiakirja, jossa pyytät urakoitsijoita tekemään tarjouksen haluamastaan työstä. Siinä esitetään yksityiskohtaiset tiedot tehtävistä, vaaditusta pätevyydestä, sopimuksen ehdoista, jättämisen määräajasta ja ohjeista vastaamiseksi. Lähetät yleensä aiesopimuksen muutama viikko ennen varsinaista ehdotusta RFP: lle. Tämä antaa RFP-liikkeeseenlaskijalle käsityksen siitä, kuinka monta vastausta odotetaan. Vaikka löydät laadukkaan RFP: n ja aiesopimusten mallipohjat verkossa, on viisasta ensin tutkia esimerkkejä siitä, miten sinun pitäisi vastata ja mitä pitää sisällyttää tai jättää pois.
Poista tiedot
Ennen kuin vastaat RFP: hen, lue se perusteellisesti. Viime kädessä vastausehdotuksessasi pitäisi olla yksityiskohtaisia tietoja siitä, miten tuotat tuloksia, jotka täyttävät vaatimukset. Ole varovainen, jos RFP-vaatimukset eivät ilmoita selkeästi haluttuja toimintoja tai ovat moniselitteisiä. Et halua löytää itseäsi puutteellisena hankkeen vaatimusten täyttämisessä. Etsi mittareita, jotka määrittävät, miten vaatimustenmukaisuus mitataan. Arvioi rangaistukset noudattamatta jättämisestä ja punnitse riski. Ymmärrä, miten tuloksena oleva sopimus dokumentoitaisiin, seurataan ja onnistutaan panemaan sopimus täytäntöön. Jos liikkeeseenlaskija on avoin kysymyksiin, ota heihin yhteyttä selvittääkseen mitään epämääräistä. Sitten voit lähettää aiesopimuksen luottavaisin mielin.
RFP-aiesopimuksen perusesimerkki ja ääriviivat
Kun olet päättänyt vastata, lähetä RFP-aiesopimus viipymättä RFP: tä antavalle yritykselle ja ilmoittaa, että aiotte lähettää ehdotuksen. Näin varmistat, että saat päivityksiä tai muutoksia alkuperäiseen RFP: hen. Älä vastaa käsinkirjoitetulla kirjeellä tai käytä sähköpostiviestejä, ellei nimenomaisesti kehoteta tekemään niin. Aloita kirjeenne ilmoittamalla, miksi olet kiinnostunut. Vahvista määräaika. Sisällytä yhteystietosi. Esimerkkinä kirjeen kehosta se voi olla yhtä yksinkertainen kuin:
”Haluaisimme ilmoittaa kiinnostuksestamme viittauksen ehdotettuun ehdotuspyyntöön (RFP) ja saada ilmoituksen kaikista päivityksistä ennen kuin lähetämme vaaditun päivämäärän.”
Voit tietysti sisällyttää lisätietoja. Vältä pyytämästä selkeyttäviä kysymyksiä, mikä voi tehdä aikeistasi epäselvän.
Entä aika neuvotella?
Hintaneuvottelut alkavat yleensä myöhemmin, kuten alkuvaiheessa, jos teet luettelon. Voit kuitenkin sisällyttää aiesopimukseen kohdan tai kaksi, jossa kuvataan hankkeen rahoitustarpeet. Huomaa kuitenkin, että rahoitusasioiden nostaminen liian aikaisin prosessissa voi vaikuttaa mahdollisuuksiin tehdä sopimus.
Lähetä se turvallisesti
Haluat varmistaa, että kirjeesi saapuu; lähetä se sertifioidulla postilla, jotta saat kuitin, jossa on toimituslista. (Tämä Yhdysvaltain postipalvelu tarjoaa tämän palvelun alhaisella hinnalla; katso niiden verkkosivuilta nykyistä hinnoittelua.) Voit myös seurata toimitustietoja verkossa. Sinun pitäisi sitten olla valmis kirjoittamaan todellinen ehdotuksesi sopimuksellisten oikeuksien ja velvoitteiden määrittämiseksi.
