Jokaisessa ehdotuspyynnössä olisi oltava saatekirje, vaikka tarjouksesi sisältää tiivistelmän. Jokaisella on erilainen tarkoitus, ja he työskentelevät yhdessä paitsi hyvän vaikutelman luomiseksi myös todistamaan, että ymmärrät sekä asiakkaan että työn vaatimukset. Koska kirjeen kirjeen tulee osoittaa, että ymmärrät asiakkaan keskeiset vaatimukset olematta mini-ehdotus, jotkut pitävät sitä vaikeampaa kirjoittaa.
Aseta oikea ääni
Suhde tulevaan asiakkaaseen ja joskus RFP-paketin ohjeisiin määrittää, pitäisikö kirjain muodostaa virallisen tai henkilökohtaisen sävyn. Niin kauan kuin olet rehellinen ja vilpitön, henkilökohtaiset kirjeet, joissa onnitellaan ja kiitos asiakkaalle usein ovat tehokkaimmat. Esimerkiksi lausunnot, kuten "Haluan käyttää tätä tilaisuutta kiittääkseni kaikkia apuasi" ja "avunne ja ohjauksesi osoittautuivat korvaamattomiksi" kirjeen tekstissä.
Muoto ja tyyli
Kirjelomakkeiden ja yrityskirjeiden avulla kirjoita kirje kolmeen osaan: johdanto, kappale ja lyhyt kappale. Käytä serif-fonttia, kuten Garamondia, Georgiaa tai Times New Romania, sillä monet ihmiset löytävät serif-fontteja helpommin luettaviksi. Rajoita kansikirjasi enintään yhdelle tai kahdelle sivulle.
Avajaiset
Avaa kirje, jossa on lyhyt, asiaankuuluva avauslauseke, kuten "Suljettu on ehdotus, jonka lupasin sinulle" tai "Nautin puhua kanssasi ehdotusprojektista." RFP: tä ohjaavat vaatimukset. Kerro lukijalle, sisältyykö ehdotukseen liitetiedostoja, ja korosta lyhyesti sisältöä ja lopeta esittely määrittämällä aikataulu, jonka hintatarjous on voimassa.
Vartalo
Sisällytä kaikki tarvittavat tiedot, kuten yrityksen historia, pätevyys tai viittaukset, joita RFP voi vaatia kirjeen tekstissä. Keskittäkää jäljellä oleva kirje koskemaan enintään neljää keskeistä asiakastarpeita. Käytä esimerkiksi luettelomerkkejä yhteenvetona siitä, miten tuote tai palvelu täyttää asiakkaan tärkeimmät tarpeet. Laajenna sitten jäljellä olevien kohtien jokainen kohta.
Sulje
Sulje kappaleessa, että annat täydelliset tiedot yhteyshenkilölle, mukaan lukien nimi, nimi, osoite, puhelinnumero, faksinumero ja sähköpostiosoite. Sisällytä “seuraava vaihe” tai kutsumme toimintaan, kuten ”Otan sinuun yhteyttä tällä viikolla vastaamaan kaikkiin kysymyksiisi” tai ”Soitan teille ensi viikolla keskustelemaan tästä ehdotuksesta”. nimesi ja nimesi.
