Muutostilaukset ovat yleisiä rakennustoiminnassa käytettäviä asiakirjoja. Muutosjärjestys luodaan, kun asiakas muuttaa mielensä rakentamisen aikana. Muutoksen tekemiseksi urakoitsija vaatii tavallisesti asiakasta allekirjoittamaan muutosjärjestyksen ja asiakkaan on yleensä maksettava maksu. Sopimusosapuolen ja asiakkaan välisessä rakennussopimuksessa on kuvattava säännöt ja menettelyt, joilla muutosmääräykset toimivat.
Tarkista rakennussopimus. Ennen kuin urakoitsija luo muutosjärjestyksen, hänen on oltava varma, että hän noudattaa sopimuksessa mainittuja kirjallisia menettelyjä. Muutosjärjestyksessä täsmennetään, että asiakas haluaa hankkeen tiettyä osaa tehdä toisin. Tämä johtaa yleensä erilaisten materiaalien ostamiseen ja erilaisten palvelujen suorittamiseen.
Määritä muutosjärjestyksen tarve. Kun asiakas pyytää vaihtamaan jotain, selvitä, voidaanko ongelman vaihtaa vai onko se liian myöhäistä. Sinun on myös määritettävä, tarvitaanko muutoksen tilauslomake. Voi olla joitakin toimia, jotka ovat liian vähäisiä, jos muutosjärjestyslomake ei ehkä ole tarpeen.
Lomakkeen päivämäärä. Luo muutosjärjestys tekstinkäsittelyohjelmalle tai taulukkolaskentaohjelmalle. Nimeä asiakirja muutosjärjestykseen ja aseta päivämäärä, jona pyyntö on tehty.
Lisää työn tiedot. Ilmoita asiakkaan nimi lomakkeessa sekä hänen yhteystiedot ja työn nimi ja sijainti.
Kuvaile muutosta. Kuvaile yksityiskohtaisesti, mitä muutosta tehdään. Sisällytä työn laatu, joka tarvitaan muutoksen suorittamiseen, sekä tarvittavat materiaalit. Kuvaile kaikki tiedot, jotka sinun täytyy muistaa, kuten esimerkiksi, jos haluat esimerkiksi peruuttaa sivutilauksen järjestyksen.
Ilmoita muutoksen kustannukset. Urakoitsijat veloittavat yleensä maksun yksinkertaisesti vaihtamasta jotain, mutta sen lisäksi kustannusten erotus veloitetaan asiakkaalta. Esimerkiksi jos asiakas vaihtaa mieltään sivuraiteesta ja uusi sivuraide maksaa 1000 dollaria enemmän, asiakkaan on maksettava urakoitsijalle tämä lisämäärä.
Hanki allekirjoituksia. Asiakirjan on oltava allekirjoitettu ja päivämäärä sekä asiakas. Tämä asiakirja on sijoitettu asiakkaan tiedostoon ja toimii oikeudellisena asiakirjana.
