Tietohallinto on erittäin tärkeä osa tietoon suuntautuneita yrityksiä 2000-luvulla. Tietohallinto mahdollistaa organisaatioiden tehokkuuden jakamalla tietoja koko yrityksessä. Tämä kehottaa organisaatiota toimimaan tiiminä, jossa jokaisella jäsenellä on pääsy muiden tietopohjaan. Tietohallinto on kuitenkin harvoin ongelmaton. Tyypillisiä haasteita ovat tietojen kerääminen, sen saatavuus ja sen käytön varmistaminen.
Tietojen kerääminen
Keräämättä tietoa ei ole mahdollista jakaa sitä. Tiedot voidaan kerätä eri tavoin. Vähittäiskaupassa yksittäisten myymälöiden myyntiluvut raportoidaan pääkonttorille, joka voi jakaa nämä tiedot kaikilla toimialoilla. Tämä voi auttaa yksittäisiä vähittäismyymälöitä ymmärtämään kuluttajien kysynnän kehitystä. Ammatillisten palveluiden alalla työntekijöille on tavallista täyttää kyselylomakkeita heidän tekemästään työstä ja asiakkaiden tarpeista. On tärkeää varmistaa, että kerätyt tiedot ovat sekä asianmukaisia että tarkkoja.
Tietojen saatavuus
Tietojen saatavuus on haaste, joka usein aiheuttaa vaikeuksia organisaatioille. On yksi asia kerätä tietoja, mutta aivan toinen, jotta se olisi laajalti saatavilla. Yksi tekniikka on lisätä henkilökohtaista viestintää osastojen välisten tiimien avulla. Tämä kannustaa ihmisiä jakamaan henkilökohtaisia tietojaan muiden kanssa. Toinen tapa jakaa tietoa on teknologian kautta. Tietokannat voivat tarjota tietoa eri organisaatioille. Näin kansainvälinen yritys voi saada tietoja markkinoista eri puolilla maailmaa. Tietokantoihin liittyy kuitenkin merkittäviä taloudellisia investointeja, jotta ne olisivat onnistuneita.
Varmista, että tietoja käytetään
Jos tiedot kerätään ja luovutetaan onnistuneesti, ainoa jäljellä oleva haaste on varmistaa, että sitä käytetään ja käytetään. Jotta varmistetaan tietojen saatavuus, on parasta kehittää tiedon jakamista koskevia tekniikoita, jotka ovat yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä. Esimerkiksi tietokannan tulisi olla käyttäjäystävällinen. Jotta varmistettaisiin tietojen tosiasiallinen käyttö, on tärkeää osoittaa työntekijöille, että käytettävissä olevien tietojen käytöstä on konkreettista hyötyä.
