Rahastonhoitajan työ on monella tavalla tärkein tehtävä organisaation hallituksessa. Klubin rahastonhoitaja on vastuussa koko klubin rahasta, sekä saapuvasta että lähtevästä, ja sen on säilytettävä tarkat tiedot, jotta varmistetaan lainmukaisuus.
Maksujen kerääminen
Maksujen kerääminen on klubin rahastonhoitajan lähes yleismaailmallinen tehtävä. Palkkojen kerääminen alkaa klubin vuoden alusta riippumatta siitä, onko se elokuussa tyypillinen koulukerhoille tai tammikuu kuin palvelualan organisaatioille. Maksujen kerääminen on yksinkertaista, mutta vaatii hyvää kirjanpitoa. Rahastonhoitajien olisi pidettävä luetteloa henkilöistä, jotka ovat maksaneet palkkansa, jotta he pysyisivät klubin jäsenyydessä.
Maksaa laskuja
Yksi rahastonhoitajan tehtävistä on maksaa laskuja klubeille. Kouluasetuksissa tämä voidaan tehdä koulun hallintovirkamiehiltä, kun yhteisöorganisaatiossa, klubilla on yleensä sekkitili. Rahastonhoitajan on kirjattava kaikki maksetut laskut ja miksi ne on maksettu, jos tarvitaan lisäselvityksiä.
Talousarvion valmistelu
Talousarvio on klubin perustava asiakirja. Vaikka jotkut klubit haluavat suunnitella tapahtuman, löytää tapa rahoittaa sitä, mikä voi aiheuttaa rasitusta klubille. Klubin rahastonhoitajan tulisi vaatia talousarvion laatimista ennen varainhankinnan aloittamista. Talousarvioon tulisi sisältyä kaikki kulut, jopa pienet hallintokulut.
Taloudellisten tietojen raportointi
Tyypillinen organisaation johtokunnan kokous edellyttää taloudellista raporttia klubin rahastonhoitajalta. Tähän taloudelliseen raporttiin on sisällyttävä tilien alku- ja loppumäärä. Kerätyt rahat olisi katettava, ja maksetut laskut on lueteltava. Rahoituskertomuksen pitäisi olla helposti ymmärrettävissä, ja rahastonhoitajan olisi voitava vastata kysymyksiin.
Seuraajavalmistelu
Kun uusi rahastonhoitaja valitaan, nykyisen rahastonhoitajan on valmisteltava tämä henkilö selittämällä kirjanpitoprosessi ja antamalla seuraajalle kaikki tiedot.
