Rahastonhoitajan raportit ovat olennainen osa yrityksen tai organisaation talouden järjestämistä. Niiden on noudatettava perustavaa laatua olevaa kaavaa, mutta tämän kaavan ulkopuolella ne ovat joustavia asiakirjoja, jotka voivat muuttua vastaamaan erityistarpeita.
Peruskaava
Määritä alkutase. Tämä on rahamäärä, jonka organisaatio omisti varainhoitovuoden alussa (yleensä raportit tehdään joka neljännes tai vuosi). Yleinen muoto on sijoittaa lause "Staring Balance" vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen ja aseta summa (esimerkiksi "3500.24") ilman dollarin merkkiä oikeassa sarakkeessa.
Määritä kulut. Mitä organisaatio käytti rahaa varainhoitovuoden aikana? Järjestä kustannukset selkeisiin ja helposti ymmärrettäviin luokkiin, kuten "Tarvikkeet" tai "Varainhankinta", ja sitten yksityiskohtaisesti jokaisen yksittäisen kustannuksen alla olevan luokan alla.
Määritä iIncome. Tekikö organisaatiossasi rahaa? Jos näin on, aseta tulolähde (esimerkiksi "Bake Sale") vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen ja aseta tarkat summat oikealle (esimerkiksi "875.00").
Määritä lopullinen saldo. Tätä varten kaava on "Lähtötaso" miinus "Kulut" ja "Tulot" ovat "Loppusaldo". "Loppusaldon" pitäisi olla vasemmanpuoleisessa sarakkeessa, jolloin kokonaismäärä on oikealla.
Kirjoita raportti. Raportti on kirjoitettava organisaation kirjelomakkeeseen. "Rahastonhoitajan raportti" on keskitettävä sivun yläosaan kirjelomakkeen alle. Ilmoita raportointikausi sivun vasemmalla puolella. "Alkuasetus", "Kulut", "Tulot" ja "Loppusaldo" pitäisi olla lihavoitu vasemmanpuoleisessa sarakkeessa.
Kirjaudu ja lisää liitteitä. Rahastonhoitajan täydellinen nimi ja asema pitäisi lopettaa raportin. Rahastonhoitajan tulee allekirjoittaa raportti ja liittää kertomukseen kopiot kaikista tositteista, esim. Pankkilaskelmat, varainhankintaraportit.
