Yhtiön, organisaation tai muun ryhmän rahastonhoitaja seuraa ryhmän budjettia ja menoja. Jos sinulla on rahastonhoitajan työ, olet vastuussa raportin laatimisesta ja esittämisestä hallituksen kokouksissa. Tähän raporttiin on sisällytettävä muutamia kohtia, mukaan lukien ajanjakson menot ja ryhmän nykyiset omistukset.
Valmistele kirjallinen versio raportista ennen kokousta. Raportissa on oltava neljä erää: kauden alussa oleva saldo, tilikauden tuotot, kauden kulut ja saldo kauden lopussa. Tulosta kopio jokaiselle jäsenelle, joka on läsnä, sekä muutama lisäosa, ja luovuta kopiot ennen esityksen aloittamista.
Ilmoita kaikkien tytäryhtiöiden tai yhtiöiden omistamien tilien saldo viimeisen kokouksen jälkeen alkaneen jakson alussa. Tämän määrän tulisi olla kaikkien tilien dollarin kokonaismäärä. Älä sisällytä senttiä, jotta numero olisi helppo visualisoida ja muistaa. Tämä tarjoaa hyvän lähtökohdan muulle raportille.
Ilmoittakaa tulot tai rahat, jotka olet ottanut kyseisenä ajanjaksona. Jos työskentelet organisaatiossa, jossa tulot ovat samanlaisia tai samanlaisia joka kuukausi, sinun ei tarvitse syventää tätä. Jos sinulla on suuri tulonlähde, joka ei ole tyypillinen, sinun on selitettävä, mistä tämä raha tuli.
Selitä kustannukset, joita ryhmälläsi oli ajanjaksolla. Paljon samoin kuin tulevat varat, lähteviä varoja ei tarvitse selittää perusteellisesti, jos ne toistuvat kustannuksista, joita hallitus tietää - esimerkiksi hyödyllisistä laskuista tai työntekijöiden palkoista. Jos on suuri kustannus, joka on epätavallinen, selitä, mitä kustannukset olivat ja miksi se oli tarpeen.
Ilmoita lopputuloksena kaikkien tilien saldot, mukaan lukien käteisvarat ja sijoitukset. Tämä luku on, mitä hallituksen jäsenet käyttävät perustana kokouksen aikana tehtyjä menoja koskeviin päätöksiin. Ennen kuin viimeistelet, kysy, tarvitseeko joku selvennystä.
